PME e microempresas: a fatura eletrónica nos contratos públicos

Se, até aqui, podiam ainda não estar preparadas para responder a esta obrigatoriedade nos contratos públicos, até ao final do anod e 2022 terão de preparar os seus sistemas para implementar a faturação eletrónica nos seus negócios, que entra em vigor em janeiro de 2023 para todas as microempresas e PME fornecedoras do Estado.

Foi o Decreto-Lei n.º 28/2019 do Governo que veio abrir caminho para o fim definitivo das faturas em papel, medida esta que, além de impulsionar uma grande poupança no papel, representa uma garantida redução da burocracia, um aumento da rapidez e agilidade de envio das faturas e o incremento do combate à evasão fiscal. Mas foi o  Decreto-Lei n.º 104/2021 que ditou a obrigatoriedade legal na adoção da fatura eletrónica para os fornecedores e a administração pública.

Quais são os prazos para a implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos?

A implementação deste novo processo estava calendarizado pelo Decreto-Lei n.º 123/2018, com a fase final agendada para dezembro de 2020, mas a contingência impulsionada pela pandemia da COVID-19 obrigou a um alargamento do prazo estipulado.

Assim, o Estado definiu novas datas para que as empresas possam começar a utilizar a fatura eletrónica nos contratos públicos.

Com este alargamento do prazo, a nova calendarização passou a ser:

• Desde 1 de janeiro de 2021, entrou em vigor a obrigatoriedade da faturação eletrónica nos contratos públicos para as grandes empresas (empresas que reúnam pelo menos uma destas três condições: acima de 250 funcionários, mais de 50M€ de faturação ou 43M€ de balanço).
  
  
• Até 1 de janeiro de 2023, entra em vigor a obrigatoriedade da faturação eletrónica para as Pequenas e Médias Empresas fornecedoras do Estado, para as microempresas também fornecedoras do setor público, assim como para as entidades públicas enquanto entidades cocontratantes.
  

Com esta extensão dos prazos para implementação da fatura eletrónica, as empresas ganham uma maior margem para se preparem para a nova realidade dos contratos públicos, permitindo, assim, centrar os seus esforços na recuperação económica necessária, devido aos tempos de incerteza que assolaram o mundo empresarial.

Empresas fornecedoras do Estado já entraram na rota da inovação

Com a transformação digital a marcar, cada vez mais, a realidade das empresas, também o Estado iniciou um caminho de inovação e desmaterialização ao digitalizar alguns dos seus processos. E um dos projetos mais significativos, que marca tanto a atividade do Estado, como das empresas que com ele se relacionam, é, sem dúvida, a obrigatoriedade da faturação eletrónica nos contratos públicos.

Mas o que é uma fatura eletrónica?

De acordo com a definição que consta na Diretiva 2014/55/UE, que determina a obrigatoriedade de faturação eletrónica nos contratos públicos, a fatura eletrónica é uma fatura "que foi emitida, transmitida ou recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico”.

Na prática, uma fatura eletrónica representa um documento equivalente à tradicional fatura em papel, que mantém um valor legal idêntico. Contudo, o seu tratamento decorre exclusivamente em formato digital: a emissão, envio, receção e arquivo das faturas decorre, unicamente, por via eletrónica.

Simultaneamente, importa ter em consideração que não é suficiente que a fatura seja convertida num ficheiro do tipo PDF para ser considerada fatura eletrónica – apesar das faturas em PDF ainda serem consideradas faturas eletrónicas até 31 de dezembro de 2022. A partir desta data é obrigatória a implementação da assinatura digital qualificada.

Contratos públicos: quais as vantagens de usar a faturação eletrónica?

Com a implementação da obrigatoriedade da faturação eletrónica, chegam também vantagens que irão beneficiar tanto o Estado, como as empresas, seja a nível de custos, como de burocracias inerentes aos vários processos comerciais e operacionais em contratos públicos. Ora vejamos:

• Redução de custos com papel, consumíveis e despesas de envio;
• Redução na burocracia e no tempo de envio das faturas;
• Diminuição dos erros e maior rigor de dados e informações;
• Maior agilidade na organização, arrumação e catalogação dos documentos;
• Maior acessibilidade na consulta das faturas por parte de várias entidades do Estado;
• Maior segurança e confidencialidade;
• Otimização da eficiência administrativa, devido à automatização de processos e eliminação de tarefas manuais, morosas e sujeitas a erro de processamento.

Fatura eletrónica disponível nas soluções PRIMAVERA

A nova obrigatoriedade legal que os fornecedores do Estado terão de cumprir não irá implicar qualquer alteração às soluções de gestão PRIMAVERA, pois há vários anos que as mesmas já estão preparadas para a utilização da faturação eletrónica, em conformidade com as regras que entraram em vigor.

Se é fornecedor do Estado e gere o seu negócio com as soluções PRIMAVERA, temos disponíveis as ferramentas de que necessita para cumprir a legislação nos contratos públicos. Elimine a carga administrativa e aumente a produtividade com oeTransactions- que permite receber e enviar todos os documentos comerciais de forma automática - ou com o eDocExchange -a solução de faturação eletrónica e EDI (Electronic Data Interchange) da PRIMAVERA, que desmaterializa os processos de compra a fornecedores e ainda envia as faturas eletronicamente com todas as garantias de autenticidade e validade legal.

Este é o compromisso PRIMAVERA: auxiliar as empresas no cumprimento simples, atempado e contínuo das obrigações fiscais das organizações.