Novas regras de faturação eletrónica: assinatura digital qualificada
2022 trouxe novidades no campo fiscal. Agora, as faturas em PDF serão aceites e consideradas faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal até ao dia 31 de dezembro de 2022. A partir dessa data entrará em vigor a obrigação de associar a cada fatura eletrónica uma assinatura digital qualificada.
Desde 2019 que os requisitos técnicos associados à faturação eletrónica estão regulamentados através do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, porém a sua entrada em vigor tem sido sucessivamente adiada.
Nota: O Governo adiou pela quinta vez o prazo de aceitação de faturas em PDF. As empresas podem agora utilizar faturas em papel (PDF) por mais 6 meses, depois de o Governo adiar de 30 de junho para 31 de dezembro a data para deixar de as equiparar às faturas eletrónicas, segundo o Despacho n.º 49/2022-XXII.
Neste Decreto encontram-se regulamentadas as obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, de modo que seja garantida a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo dos documentos emitidos por via eletrónica, sejam as faturas ou outros documentos com relevância fiscal. Do conjunto de requisitos impostos, destaca-se a obrigatoriedade de aposição de assinatura digital qualificada ou selo eletrónico qualificado nas faturas eletrónicas.
O que é a assinatura digital qualificada na fatura eletrónica?
Trata-se de uma assinatura digital qualificada ou uma assinatura eletrónica qualificada que apenas pode ser emitida por uma entidade credenciada para o efeito. Esta assinatura digital qualificada identifica a empresa responsável pela emissão do documento, garantindo, simultaneamente, a integridade dos dados contidos nesse documento.
Esta assinatura digital qualificada é uma identificação exclusiva e intransmissível gerada a partir de um dispositivo seguro de criação de assinaturas- designados de QSCD – Qualified Signature Creation Devices, que confere aos documentos uma validade legal equivalente às assinaturas manuscritas em todos os estados-membros da UE. Convém recordar que a nova legislação para a faturação eletrónica foi desenvolvida no quadro de um regulamento europeu cujo propósito é normalizar a utilização da faturação eletrónica e estabelecer uma base europeia comum para uma interação eletrónica segura em toda a União Europeia.
É de salientar ainda que só as entidades autorizadas e credenciadas pelo Gabinete Nacional de Segurança e identificadas na Trusted List publicada pela Comissão Europeia podem gerar uma assinatura digital qualificada com real valor legal e as assinaturas/selos eletrónicos qualificados emitidos devem ser gerados num dispositivo qualificado de criação de assinaturas/selos eletrónicos.
A Assinatura Qualificada e o Selo Qualificado são a mesma coisa?
Existem diferenças entre ambos os conceitos, nomeadamente no que respeita ao sujeito identificado. A assinatura digital qualificada contém informação sobre a pessoa que está a assinar o documento, enquanto que o selo eletrónico apenas contém informação encriptada que irá identificar a empresa. Apesar de distintos, ambos os mecanismos cumprem o mesmo objetivo: a autenticação.
A que documentos se aplica a obrigatoriedade de assinatura digital qualificada?
A obrigatoriedade aplica-se a todas as faturas e documentos fiscalmente relevantes devem conter uma assinatura digital qualificada.
Que empresas estão abrangidas por esta obrigatoriedade?
A obrigatoriedade da assinatura digital qualificada abrange todas as empresas que optem por enviar as suas faturas em PDF por e-mail.
O que fazer para incluir a assinatura digital qualificada nas suas faturas?
As soluções de faturação eletrónica da PRIMAVERA, eTransations e eDoc Exchange já incluem a opção de subscrição do Certificado Digital assegurado pela Multicert, uma entidade credenciada para o efeito, estando já preparadas para assegurar o cumprimento das novas diretrizes.
