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Faturação Eletrónica

O que é faturação eletrónica e quais as vantagens para as empresas?

2020 ficou marcado pelo início de uma transição digital que pretende marcar o campo da faturação. Em 2021 ficou provado que este é mesmo o caminho para a digitalização. Já 2022 é um ano que será marcado pela continuidade de um percurso anteriormente já iniciado para a implementação da faturação eletrónica. 

A faturação eletrónica chegou para impactar as empresas através da simplificação e desmaterialização de processos outrora demasiado burocráticos – emitir, assinar, organizar e enviar faturas em papel.

Agora, as vantagens são inegáveis: a eficiência é cada vez maior e os custos associados à faturação são reduzidos significativamente. Contudo, esta otimização da gestão financeira das empresas impulsionada pela faturação eletrónica traz muitas mais vantagens para os negócios.

O que é a faturação eletrónica?

Muitas vezes interpretado como uma simples fatura em PDF, a faturação eletrónica é muito mais do que uma mera digitalização de um documento. É fundamental que cumpra um conjunto de requisitos.

Trata-se de um documento comercial semelhante a uma fatura convencional em papel, cuja principal vantagem é a de chegar instantaneamente ao consumidor em formato eletrónico.

A sua autenticidade é garantida através da sua emissão por um software certificado, geralmente em PDF ou XML, e pela inclusão da Assinatura Digital Qualificada. Assim, está garantida a mesma validade de um documento em papel e permite uma troca mais célere da informação.

Assinatura digital qualificada ou selo eletrónico qualificado: prazos de implementação 

O Governo adiou pela quinta vez o prazo de aceitação de faturas em PDF. As empresas podem agora utilizar faturas em papel (PDF) por mais 6 meses, depois de o Governo adiar de 30 de junho para 31 de dezembro a data para deixar de as equiparar às faturas eletrónicas, segundo o Despacho n.º 49/2022-XXII.
 
Assim, até dia 31 de dezembro de 2022, enquanto esta nova regra não entra em vigor, as faturas em PDF ainda são cosnideradas faturas eletrónicas.
 
Contudo, esta obrigatoriedade, não implica qualquer alteração no que diz respeito à legislação no âmbito da faturação eletrónica no código dos contratos públicos e aos seus respetivos prazos.

A obrigatoriedade de implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos

Esta obrigatoriedade de implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos já vem sendo arrastada desde 2020. No entanto, como resposta ao atual contexto de pandemia, houve um novo adiamento das datas de implementação. Agora, a última fase está planeada para 2022.

As grandes empresas fornecedoras do Estado já têm implementada a faturação eletrónica desde o início de 2021. Já as micro, pequenas e médias empresas viram as datas serem alargadas, de acordo com o Decreto-Lei n.º 104/2021, que estipulou o seguinte prazo de implementação da faturação eletrónica:

  • 1 de julho 2022 – para as micro, pequenas e médias empresas, assim como para as entidades públicas enquanto entidades cocontratantes.

Após esta data, todos os fornecedores do Estado terão de utilizar um sistema de faturação eletrónica para enviar as suas faturas aos organismos públicos.

As vantagens da faturação eletrónica para as empresas

Após dados os primeiros passos na implementação da faturação eletrónica nas empresas fornecedoras do Estado, iniciou-se uma digitalização das organizações e a desmaterialização dos processos de faturação.

Começou com a implementação obrigatória no âmbito dos contratos públicos, mas a faturação eletrónica surge como uma estratégia e uma oportunidade de evolução para as empresas. Como? Aumentando a agilidade dos processos, reduzindo custos e aumentando a eficiência.

As vantagens são claras:

Maior agilidade do processo de envio

Através da eliminação de tarefas manuais morosas, repetitivas e sujeitas a erro associadas ao processamento e envio das faturas, é claro o aumento da produtividade e da eficiência administrativa. Simultaneamente, com a faturação eletrónica já não precisa de dispor de tempo para imprimir, assinar e ainda deslocar-se aos correios para enviar uma fatura. O processo de envio torna-se mais rápido, simples e ágil.

Minimização dos custos de operação e transação

Além de obter poupanças significativas com papel, tintas, tonners, material de impressão ou envios pelo correio, com a faturação eletrónica ainda garante a minimização de possíveis erros de processamento que podem provocar custos adicionais.

Maior fiabilidade e transparência nos processos de faturação

Por se tratar de um documento digital assinado eletronicamente, a fatura eletrónica tem validade fiscal e garante total fiabilidade, privacidade e segurança da informação. Além disso, ao automatizar os processos de faturação, está a reduzir a ocorrência de erros e a eliminar a possibilidade de extravio das faturas.

Agilização da relação com os clientes

Através do envio eletrónico das faturas, remetente e destinatário têm garantida boa receção da fatura. Além disso, o processo de faturação torna-se mais rápido e eficaz, o que aumenta a probabilidade de receber os pagamentos a tempo e horas.

Maior acessibilidade com o arquivo digital

A digitalização de documentos é hoje fundamental para garantir o acesso à informação em qualquer lugar. As soluções de faturação eletrónica garantem também o arquivo digital das faturas pelo período legalmente exigido,promovendo a produtividade, a eficiência e a facilidade de acesso à informação.

Garanta a implementação rigorosa da faturação eletrónica

Já passou o tempo de dedicar tempo e recursos a tratar de tarefas como o envio e recebimento de faturas e outros documentos comerciais. Esse investimento já não se justifica.

A faturação eletrónica é a resposta à minimização da carga de trabalho administrativo na sua empresa. Com os prazos de implementação desta obrigatoriedade para as microempresas a aproximarem-se, a adoção atempada de ferramentas que garantem a simplificação das operações de tratamento de faturas e outros documentos é crucial para conquistar a máxima eficiência de negócio.

Faturação eletrónica disponível nas soluções PRIMAVERA

Se tem uma PME ou microempresa fornecedora do Estado, temos disponíveis as ferramentas de que necessita para cumprir a obrigatoriedade da faturação eletrónica nos contratos públicos.

Há mais de dez anos que a PRIMAVERA disponibiliza soluções de faturação eletrónica, testadas e comprovadas por inúmeras organizações de referência. Conheça as nossas soluções de faturação eletrónica e garanta o cumprimento integral da legislação, ao mesmo que tempo que aumenta a eficiência administrativa da sua empresa.

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