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8 Vantagens da fatura eletrónica para a sua empresa

Numa altura em que os mais variados processos dentro das organizações estão a ser digitalizados, emitir, enviar e armazenar faturas em papel deixou de fazer sentido. 

A utilização de faturas eletrónicas permite-lhe automatizar e otimizar os processos de faturação, aumentar a produtividade da sua empresa e dispensar os colaboradores para tarefas que acrescentem valor.

Além disso, os processos eletrónicos e automatizados de faturação resultam em poupanças de entre 60% a 80%, quando comparados com os processos de faturação convencional, segundo a consultora Billentis.

Mas antes de lhe mostrarmos em detalhe as vantagens que a fatura eletrónica pode trazer ao seu negócio, comecemos pelo essencial.
 

O que é a Fatura Eletrónica?


A fatura eletrónica é um documento comercial em tudo semelhante a uma fatura convencional. A única diferença é que foi desmaterializada, ou seja, existe apenas em formato digital e pode ser enviada ao cliente através do e-mail.
Tem exactamente a mesma validade que uma fatura em papel, desde que contenha as informações obrigatórias e cumpra com os requisitos legais a que estão sujeitas todas as faturas. 
Mas atenção, para que uma fatura eletrónica seja válida, não basta guardar o documento em PDF e enviá-lo por email. 

As faturas eletrónicas devem ter uma assinatura digital, que mais não é do que a identificação da entidade que envia estes documentos eletrónicos, assim como uma garantia de que o seu conteúdo não foi adulterado. Para que essa assinatura tenha validade é necessário que o programa utilizado possua um certificado digital emitido por uma entidade credenciada para o efeito.

O investimento em tecnologia não pode servir de desculpa para ficar para trás, uma vez que existem soluções adequadas às necessidades de todo o tipo de empresas ou até mesmo para trabalhadores independentes que queiram eliminar trabalho administrativo. Os benefícios, como irá ver, são muito significativos.

8 Vantagens que a fatura eletrónica traz ao seu negócio

  • Redução dos custos (com papel, tintas, tonners, material de impressão, envio pelo correio).

  • Aumento da produtividade e da eficiência administrativa: com a eliminação de tarefas manuais demoradas associadas ao processamento e envio das faturas.

  • Agilização da relação com os clientes: através do envio eletrónico, remetente e destinatário têm garantida boa receção da fatura. Além disso, o processo de faturação torna-se mais rápido e eficaz, o que aumenta a probabilidade de receber os pagamentos a tempo e horas.

  • Maior rigor dos dados: a automatização do processo reduz a ocorrência de erros e elimina a possibilidade de extravio das faturas.

  • Poupança de espaço físico: com a fatura eletrónica deixa de haver necessidade do tradicional arquivo em papel, o que promove uma maior eficiência na organização da sua empresa. O arquivo digital é válido por um período de 10 anos, ou seja, o período legal exigido para o efeito.

  • Maior segurança e confidencialidade da informação: a fatura está protegida por mecanismos de segurança e privacidade que cumprem todos os requisitos legais, como por exemplo a assinatura eletrónica.

  • Acessibilidade da documentação: as soluções que recorrem à internet permitem não só emitir como receber e consultar faturas, onde e quando quiser, a partir de um dispositivo com ligação à web.

  • Responsabilidade ambiental: ao dispensar a impressão em papel, contribui para a diminuição do abate de árvores e para a a redução das emissões de CO2, tornando-se uma empresa ambientalmente mais responsável.
Para além da valiosa contribuição para um mundo mais sustentável, ao optar por usar a fatura eletrónica a sua empresa está também a transmitir uma imagem de inovação e modernidade aos clientes, ao mesmo tempo que ganha uma vantagem competitiva face aos concorrentes que não utilizem este tipo de tecnologias.

Se é fornecedor do Estado, lembramos-lhe ainda que a partir de 1 de janeiro de 2019 a emissão de faturas eletrónicas vai passar também a ser obrigatória no âmbito dos contratos públicos. Nesse caso, o melhor é começar já a preparar os sistemas para a faturação eletrónica, de modo a acautelar uma transição o mais suave possível.
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