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Faturação Eletrónica nos Contratos Públicos

Faturação eletrónica nos Contratos Públicos: prazos e obrigatoriedades

Foi adiada para janeiro de 2023 a obrigatoriedade de implementação da Faturação eletrónica nos contratos públicos. Agora, todas as pequenas e médias empresas, microempresas, assim como as entidades públicas enquanto entidades cocontratantes têm mais tempo para atualizar os seus sistemas.
 
Os anos de 2020 e 2021 marcam o ponto de partida para a implementação do envio de faturas eletrónicas no âmbito dos contratos públicos! Mas é apenas a partir de 2023 que qualquer entidade pública ou empresa do setor privado fornecedora do Estado deverá implementar um sistema de faturação eletrónica, de forma a garantir o cumprimento da lei, imposto pela Diretiva Europeia 2014/55/EU. Uma Diretiva que veio uniformizar os meios e as normas de faturação utilizados em todos os países membros da União Europeia, implementando a obrigatoriedade da faturação eletrónica nos contratos públicos.
 
Nota: O prazo para as micro, pequenas e médias empresas fornecedoras do Estado terem de receber e processar faturas eletrónicas foi prorrogado até 31 de dezembro deste ano. A medida foi aprovada esta quinta-feira, dia 30 de junho, na reunião do Conselho de Ministros. Pode consultar aqui a comunicação.

Quais são os prazos para a implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos?

Para responder à necessidade de digitalização, automatização e transperência de processos, o Governo estabeleceu uma adoção gradual da faturação eletrónica por parte das empresas. Assim, os vários intervenientes, nomeadamente, as micro, pequenas e médias empresas, podem garantir a correta gestão da mudança neste processo obrigatório.

De acordo com os novos prazos, estas são as datas de implementação obrigatória da faturação eletrónica nos contratos públicos:

  • 1 de janeiro de 2021: para as grandes empresas
  • 1 de janeiro de 2023: para as micro, pequenas e médias empresas, assim como as entidades públicas enquanto entidades cocontratantes.

A norma europeia para a Faturação Eletrónica nos contratos públicos

Para além de facilitar e fortalecer relações comerciais, a norma europeia para a faturação eletrónica, definida pelo Comité Europeu de Normalização (CEN), teve como principal objetivo implementar a digitalização de processos administrativos, em toda a extensão da União Europeia.

Esta norma, caracterizada pelo estabelecimento de parâmetros comuns à faturação eletrónica, veio padronizar a sua emissão, quer a nível semântico, quer a nível da sintaxe. Noutras palavras, isto significa que, tanto a informação contida nas faturas emitidas, como o formato utilizado para as transmitir devem estar em concordância com os pontos definidos pela CEN, de forma a criar consistência na concretização de trocas comerciais entre os países membros.

Business-to-Government: E-Invoicing nos Contratos Públicos

Em Portugal, o Código de Contratos Públicos estabelece a obrigação legal de realizar o fornecimento de bens e serviços às entidades públicas com recurso à faturação eletrónica (E-Invoicing). Ou seja, qualquer empresa nacional com relações comerciais com o Estado Português ou entidades públicas está, invariavelmente, obrigada à emissão, transmissão e recessão de faturas num formato eletrónico estruturado.

Muito mais que uma fatura em formato digital!

Uma fatura eletrónica não é apenas uma fatura em formato digital! De acordo com a norma definida pelo CEN, para além de obedecer a uma estrutura standard rigorosa, a fatura eletrónica deve ser emitida e enviada através de um software especializado e certificado, limitando o seu percurso digital à distância compreendida entre o sistema de faturação do vendedor e o sistema de gestão do comprador.

Faturação Eletrónica nos Contratos Públicos: uma imposição vantajosa?

Com a implementação desta obrigatoriedade, chegam também vantagens da faturação eletrónica que irão beneficiar tanto o Estado, como as empresas, seja a nível de custos, como de burocracias inerentes aos vários processos comerciais e operacionais em contratos públicos. Ora vejamos:

  • Redução de custos com papel, consumíveis e despesas de envio;
  • Redução na burocracia e no tempo de envio das faturas;
  • Diminuição dos erros e maior rigor de dados e informações;
  • Maior agilidade na organização, arrumação e catalogação dos documentos;
  • Maior acessibilidade na consulta das faturas por parte de várias entidades do Estado;
  • Maior segurança e confidencialidade;
  • Otimização da eficiência administrativa, devido à automatização de processos e eliminação de tarefas manuais, morosas e sujeitas a erro de processamento.

ADIRA JÁ À FATURAÇÃO ELETRÓNICA COM UMA SOLUÇÃO SIMPLES E DE CONFIANÇA

Sendo ainda considerável o número de processos e stakeholders envolvidos na implementação de um projeto de faturação eletrónica, é provável que a operacionalização de um software especializado seja demorada. Por isso, é imperativo que tanto as Entidades Públicas, como os seus fornecedores comecem já a adotar uma solução tecnológica para a emissão de faturas eletrónicas que lhes garanta o cumprimento da Diretiva.

Se é fornecedor do Estado e gere o seu negócio com as soluções PRIMAVERA, temos disponíveis as ferramentas de que necessita para cumprir a legislação nos contratos públicos. Elimine a carga administrativa e aumente a produtividade com o eTransactions- que permite receber e enviar todos os documentos comerciais de forma automática - ou com o eDocExchange -a solução de faturação eletrónica e EDI (Electronic Data Interchange) da PRIMAVERA, que desmaterializa os processos de compra a fornecedores e ainda envia as faturas eletronicamente com todas as garantias de autenticidade e validade legal.

Este é o compromisso PRIMAVERA: auxiliar as empresas no cumprimento simples, atempado e contínuo das obrigações fiscais das organizações.


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