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Procurement, um papel de relevo na gestão logística

 
Com a evolução dos tempos, as empresas começam agora a perceber a importância do processo de compra. Se, até há pouco tempo, muitas empresas não tinham este processo estruturado, hoje, há uma crescente adesão a este fenómeno, existindo cada vez mais empresas a apostar na otimização do processo de compra. 
 

O que é o Procurement?

 
O termo Procurement deriva do latim procurare, cujo significado está relacionado com a gestão de negócios alheios. Numa tradução mais liberal, este termo poderá ser traduzido para aquisição, compra ou aprovisionamento de bens ou serviços. No entanto, o Procurement é algo muito mais complexo, englobando diversos elementos, etapas e tarefas relacionadas com a gestão de toda a cadeia logística de uma empresa.
 
Muitas vezes confundido com o simples processo de "compras”, o Procurement vai muito além do típico trabalho de adquirir, receber e pagar abastecimentos para a empresa, sendo este apenas um dos muitos processos incluídos neste termo.
 
Assim, podemos afirmar que Procurement está relacionado com todo o ciclo logístico da relação entre a empresa e o fornecedor. Ou seja, nele estão incluídos processos que vão desde a procura dos melhores fornecedores existentes no mercado, até ao acompanhamento de todas as etapas relacionadas com o pós-compra.
 
Resumidamente, podemos associar as seguintes tarefas ao Procurement:
 
- Cotação, avaliação e seleção dos fornecedores;
- Negociação entre a empresa e fornecedores;
- Gestão de contratos;
- Aquisição de mercadorias, matérias-primas e serviços;
- Transporte, logística e recebimento de pedidos;
- Avaliação de desempenho dos fornecedores.
 

Procurement vs Sourcing

 
Dois termos que vemos recorrentemente associados são o Procurement e o Sourcing. Embora ambos possam parecer idênticos, na verdade referem-se a coisas diferentes. Sourcing representa uma série de processos relacionados com a procura de novos fornecedores no sentido de encontrar melhores preços ou produtos com melhor qualidade. Já o Procurement, como vimos anteriormente, refere-se a um processo muito mais geral onde o Sourcing representa apenas uma etapa do ciclo.
 

E-Procurement - O que é?

 
Outro conceito que encontramos recorrentemente associado a este termo é o E-Procurement. Segundo a Supply Chain Magazine, "esta variação é a automação de todas as etapas necessárias para as compras B2B, e é muito mais abrangente que o e-commerce, pois não se limita à compra e venda de produtos ou serviços num endereço eletrónico, pois vai desde a pesquisa de fornecedores até à compra.”

De que forma o Procurement auxilia o processo de compras?

 
O Procurement é uma das melhores ferramentas para melhorar a estratégia de compras das empresas. De forma a aplicar a estratégia o mais corretamente possível, é necessário assegurar o cumprimento das seguintes tarefas:
 
1 - Análise de necessidades internas

Com o Procurement pretende-se olhar para as necessidade e objetivos da empresa, de forma a perceber quais as diretrizes e estratégias que devem ser aplicadas de forma a satisfazer as necessidades identificadas.
 
2 - Pesquisa de mercado

Depois de perceber as suas necessidades, a empresa deve olhar para o mercado, procurando as últimas tendências e as melhores soluções para colmatar as necessidades identificadas. É nesta fase que identifica os melhores parceiros para a execução das tarefas e avalia se estes cumprem os requisitos estabelecidos.
 
3 - Registo de transações

Todas as transações são registadas e monitorizadas por um responsável de forma a construir um histórico que permita identificar previamente as necessidades associadas a cada época do ano. Isto inclui, por exemplo, a evolução dos preços e a qualidade dos fornecimentos.
 
4 - Verificação de pedidos

O Procurement é também responsável por receber os pedidos e confirmar se tudo está alinhado com o pretendido e de acordo com os contratos.
 
5 - Avaliação de fornecedores

Depois de identificados os fornecedores e confirmada a receção da mercadoria, é importante que as empresas tenham estratégias para avaliar o seu desempenho, percebendo se os fornecedores estão a corresponder às espectativas ou não.
 
6 - Consultoria jurídica

Além de todo o processo de Sourcing, negociação e verificação dos pedidos, o Procurement engloba também serviços de suporte jurídico que poderão ajudar as empresas na elaboração de contratos com fornecedores.
 
7 - Padronização de processos

Por último, o Procurement procura construir uma gestão de compras mais eficiente, com custos reduzidos e com uma otimização do tempo gasto em processos. Além de ajudar a melhorar a relação entre fornecedor e cliente, o Procurement padroniza todos os processos relativos às compras.
 

Procurement e WMS (Warehouse Management Solution)

 
Uma das melhores formas de gerir o Procurement é através de sistemas especializados para o efeito. Ferramentas bastante completas que podem ser um bom complemento nas diferentes etapas da gestão de fornecedores, entre elas: a colaboração entre os fornecedores, a análise de gastos, o E-Sourcing, o Contract Lifecycle Management (CLM) ou a gestão de abastecimento.
 
Com a utilização de Warehouse Management Solutions, é possível:
 
Otimizar custos - Perceber os porquês dos custos e encontrar soluções de poupança através de análises de redução de custos ou identificando outras oportunidades de negócio menos dispendiosas.
 
Análise de dados- O sistema assegura o acesso a toda a informação, de forma segura e robusta, permitindo-lhe perceber melhor como, quando e em que situação está a gastar. Isto, numa segunda fase, possibilita a execução de ajustes que atuam no aumento da rentabilidade.
 
Melhoria de rentabilidade - Permite uma tomada de decisões mais estratégica, e um acompanhamento mais próximo do processo, permitindo enviar relatórios consoante as contribuições para cada organização.
 
Integração de vários sistemas - Integra-se facilmente nos sistemas já existentes e tem um rápido retorno do investimento, de modo a permitir compensar os gastos.
 
Todo este processo de Procurement, em cadeia, permite rentabilizar o processo de compra. Com a redução de custos, as empresas podem investir em melhorias, como é o caso do atendimento ao cliente e o aumento da satisfação dos consumidores.
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