Como deve ser feita a transformação digital na Administração Pública?
Se é já incontestável que a Administração Pública está focada no cidadão, é também uma certeza que este foco passa pelos serviços que vai providenciando. Mas a constante otimização destes serviços passa pelo acompanhamento das suas necessidades e se o mundo está a viver numa era digital, é também importante que a transformação digital na Administração Pública acompanhe esta evolução.
A transformação digital na Administração Pública e o impacto do PRR
A transformação como um dos pilares do Plano de Recuperação e Resiliência (PRR) e a existência de quadros comunitários que reforçam a capacidade de investimento da Administração Pública fazem com que este momento seja uma oportunidade única que as organizações devem aproveitar para desenvolver iniciativas que viabilizem a sua gestão de forma mais eficiente e inteligente. Gestão esta que inclui processos integrados que acelerem a desburocratização e a digitalização da relação com os vários stakeholders.
A pandemia já tinha dado o mote para a aceleração destes processos, mas é um facto que o PRR vem disponibilizar um novo meio de aceleração. Neste sentido, existe um conjunto de desafios e um dos elementos mais relevantes nesta transformação digital na Administração Pública é o software: uma parte integrante do processo. Mas este processo não se faz apenas com recurso a sistemas: é necessária a incorporação de novas skills digitais nas organizações para levar este processo de transformação digital a diante e otimizar, por sua vez, a gestão na Administração Pública.
Qual é o grande desafio da transformação digital na Administração Pública?
As organizações públicas sabem do que precisam. Mas existem lacunas ao nível da qualificação necessária e de estruturas focadas na planificação da melhor estratégia de transformação digital. Estes são apenas alguns dos vários desafios. Ora vejamos:
- Os procedimentos de contratação pública são muito
morosos e podem influenciar o timing do projeto de transformação;
- A necessidade de garantia e controlo de
qualidade das implementações;
- A interoperabilidade das soluções;
- A falta de skills e competências digitais
dos colaboradores;
- A falta de planeamento estratégico e sistémico;
- As organizações encontram-se em diferentes estados de maturidade.
É, por isso, fundamental que, ao preparar estes processos de transformação, a organização tenha consciência do estado de maturidade em que se encontra para dar passos de forma sustentável.
Os passos na transformação digital na Administração Pública não podem ser dados de uma só vez. A organização tem de perceber em que estágio se encontra para melhor definir a sua estratégia de transformação digital.
Os patamares de maturidade de digitalização das organizações
1.Consciencialização da necessidade: A consciência de que há um caminho a percorrer, mas ainda não foi despoletada qualquer ação concreta.
2.Digitalização avulsa: A organização já endereçou medidas para que a transformação digital avance com algumas ações individuais, mas sem uma estratégia definida e objetivos comuns.
3.Alinhamento estratégico: A organização já deu os primeiros passos no desenho de um plano estratégico de transição digital global para a sua atividade.
4.Transformação digital: A organização suporta, com verbas e recursos específicos, o plano de transformação digital que projetou, dando maior foco aos processos internos.
5.Transformação do negócio: Estão neste nível as organizações que já se transformaram totalmente, quer nos seus processos internos, quer na forma como interagem com todos os seus stakeholders.
Como iniciar a transformação digital na administração pública
Conhecido o patamar onde se encontra, é, então, preciso preparar o passo seguinte. A preparação do processo de transformação digital na Administração Pública deve ter em conta três pilares fundamentais:
- Processos
- Pessoas
- Tecnologia
Todos estes fatores conjugam-se em ações que promovem a mudança. É, por isso, fundamental envolver os recursos humanos, porque as organizações são confrontadas com a necessidade de proceder a alterações significativas, não só nas infraestruturas e processos de trabalho, mas na cultura organizacional. Tudo isto causa um grande impacto nos Recursos Humanos de uma organização e nos seus resultados.
Como tirar o máximo partido da tecnologia para a transformação digital na Administração Pública?
A tecnologia é um dos eixos e um dos meios ao dispor das organizações para a transformação digital. A PRIMAVERA, ao longo de vários anos, em estreita colaboração com inúmeros organismos públicos, tem vindo a contribuir para agilizar processos, sem colocar em causa o cumprimento exímio dos procedimentos normativos, disponibilizando um conhecimento profundo da legislação, quer no domínio dos processos operacionais, quer no reportinginstitucional, com elevado know-how no aconselhamento e implementação de tecnologias capazes de agilizar atividade e qualidade dos serviços que as organizações prestam.
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