5 Dicas para poupar tempo na elaboração de relatórios de manutenção
Para alcançar uma gestão de manutenção eficiente, é necessário conhecer detalhadamente a situação de cada edifício e acompanhar de perto o estado dos equipamentos.
Se a informação não estiver estruturada, irá perder muito tempo à procura dos dados. E se não estiver atualizada, corre o risco de inutilizar definitivamente um equipamento que ainda poderia ter tempo de vida útil caso a manutenção tivesse ocorrido no timing adequado.
Ter sempre disponíveis relatórios de manutenção dos equipamentos e instalações é a melhor forma de garantir uma rentabilização do investimento efetuado, de aumentar a disponibilidade dos equipamentos e de promover a eficiência de todos os seus recursos.
Se gostava de despender menos tempo na elaboração de relatórios de manutenção, vamos deixar-lhe aqui algumas dicas. Vai ver que os resultados serão muito significativos.
1- Deixar de lado os papéis e os ficheiros em Excel
Utilizar ferramentas como o papel e as folhas de cálculo Excel para gerir a manutenção é pouco eficaz e bastante demorado. Por outras palavras, estes métodos de manutenção já estão obsoletos face às possibilidades que a tecnologia hoje oferece, podendo mesmo representar horas de trabalho que poderiam ser dedicadas as ações mais importantes e geradoras de valor. Além disso, a possibilidade de perda de dados, de falhas ou de erros é elevada. Para obter relatórios com dados fidedignos e permanentemente atualizados irá demorar tanto tempo que poderá colocar em causa a competitividade da sua empresa.
2- Selecionar um sistema de gestão da manutenção, CMMS
Gerir com eficiência os equipamentos, ativos e instalações exige o suporte de tecnologia. O investimento efetuado em infraestruturas é, regra geral, muito significativo, por isso, é vital zelar pelo seu bom funcionamento, pois só assim será possível prolongar ao máximo o seu tempo de vida útil. Os sistemas de gestão da manutenção ou CMMS (Computerized Maintenance ManagementSystem) garantem maior qualidade dos dados e rapidez no acesso à informação. Estas soluções têm a capacidade de automatizar a geração de relatórios de manutenção e de filtrar dados específicos, permitindo às empresas tomar decisões mais rápidas e consolidadas. Graças à facilidade de obter relatórios de manutenção sempre atualizados, estas soluções promovem a implementação de estratégias de manutenção preventiva, que, como sabemos, prolongam a durabilidade do património da empresa.
3 – Dotar os técnicos de ferramentas que permitam registar a informação em tempo real
Os técnicos de manutenção têm um papel fundamental no que diz respeito ao registo de informação. Os dados registados por cada técnico sobre as atividades de manutenção são a base que sustenta a elaboração dos relatórios. No entanto, quando a introdução destes dados se torna demorada, acabam por existir outras prioridades - por exemplo, a reparação de outro ativo mais urgente. Como resultado, pode existir uma escassez de informação e falta de dados para posteriormente elaborar os relatórios.
Nesse sentido, ter uma plataforma Cloud de gestão de manutenção é fundamental para que os técnicos consigam agilizar o registo de informação, trocando os sistemas obsoletos por um sistema digital, facilmente acessível através do telemóvel. Assim, o registo pode ser feito no local da intervenção, eliminando a necessidade de preencher relatórios em papel ou Excel no final do dia.
4- Permitir aos gestores da manutenção focar-se na análise e não na compilação de dados
Regra geral, os gestores de manutenção são os responsáveis pela criação dos relatórios de manutenção. Quando este processo é feito com base em folhas de papel ou de Excel, além do elevado consumo de tempo, a probabilidade de existirem erros ou falhas nos relatórios é elevada.
Para melhorar o processo de elaboração dos relatórios, escolha um software de manutenção que permita criar relatórios automaticamente com base nos dados que foram registados no terreno pelos técnicos. Existem soluções como o Valuekeep onde é possível automatizar a geração e envio de relatórios para o responsável de manutenção. Com estes automatismos, já não há mais desculpas para dedicar tempo desnecessário à recolha de dados sobre o estado da atividade dos técnicos e das operações.
5- Dotar o gestor de operações de dados que permitam otimizar a capacidade de produção
No setor industrial, onde a disponibilidade e operacionalidade dos equipamentos é vital para garantir o cumprimento atempado dos compromissos com os clientes, é fundamental que o diretor de operações conheça o estado das máquinas e equipamentos. Só com base nos dados de manutenção poderá tomar decisões sobre o planeamento de produção e alocação de ordens de fabrico a determinados equipamentos.
Uma manutenção preventiva planeada ajudará o diretor de operações a planear as pausas para manutenção, de forma a evitar pausas forçadas devido a avarias. Mais uma vez, o acesso a relatórios de manutenção disponíveis de imediato e sempre atualizados irá simplificar também o trabalho do diretor de operações e contribuir para a máxima rentabilização da capacidade de produção instalada.
Como garantir rapidez na elaboração dos relatórios de manutenção?
O primeiro passo é, sem dúvida, selecionar um software de manutenção na cloud, que permita consultar/registar a informação em tempo real e em qualquer lugar. Só um CMMS na cloud lhe dá a flexibilidade de consultar os dados onde quiser e simultaneamente dá aos técnicos a possibilidade de registarem no terreno a informação relativa a cada intervenção.
Outro fator importante é a facilidade de acesso a relatórios de manutenção. Como vimos, essa informação é indispensável para o gestor de manutenção e para o gestor de operações ou gestor de produção, pois só assim serão eficientes na sua função, sem perder tempo a compilar dados. Um CMMS que automaticamente gere os relatórios e permite calendarizar o seu envio para os vários perfis que irão tirar partido dessa informação é uma garantia de mais eficiência na prestação do serviço.
Com tanta tecnologia hoje disponível, é um desperdício de tempo e de talentos deixar estes profissionais atolados em tarefas administrativas de recolha de dados. Conheça o CMMS Valuekeep e aceda a relatórios de manutenção automáticos, sem perdas de tempo, nem dados incongruentes. Usufrua das vantagens que a tecnologia coloca ao seu dispor.
