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Processamento de salários, mais eficiência e menos erros

A área de Recursos Humanos é crucial e sensível em qualquer organização e, em situações específicas como o processamento de salários, não pode falhar.

Por se tratar de uma operação morosa e sujeita a erro, especialmente quando existem diversas especificidades associadas ao contrato de trabalho de cada colaborador, optar por ferramentas e soluções de software pode mesmo ser a melhor opção.

No fundo, o processamento de salários consiste no registo e transferência dos montantes que os colaboradores de uma organização recebem mensalmente. Parece algo simples, contudo, existem diversas variáveis a ter em conta e trata-se de um aspeto com um peso muito forte quando os colaboradores e potenciais colaboradores avaliam uma organização.

Um novo paradigma no processamento de salários

Além de uma prática transversal a todas as empresas, a gestão do processamento de salários representa uma componente importante da employer brand de qualquer organização, ou seja, da forma como a empresa é avaliada e vista interna e externamente. E a entrada de uma nova geração de profissionais no mundo empresarial implicou também uma mudança drástica na forma como é pensado o recrutamento e retenção de talento.

Estes novos talentos são movidos por um propósito e motivação. No fundo, não se trata apenas de assegurar um salário justo para cada função. A organização deve apostar numa prática de processamento de salários transparente, simples e otimizada.

Esta operação é uma tarefa mensal obrigatória de todas as organizações com elevado risco de erro e demasiada carga administrativa que pode passar uma imagem negativa aos colaboradores quando a sua gestão não é cuidada e ágil. E esta imagem negativa poderá acabar por ser transmitida para o exterior, prejudicando o recrutamento de novos talentos.

Ora, com a aposta na melhoria do processamento de salários, as organizações estão também a agilizar a gestão administrativa e os colaboradores são os maiores beneficiários desta gestão otimizada, usufruindo de um processamento salarial mais seguro e transparente.

Como funciona o processamento de salários?

Trata-se de um processo que envolve várias componentes, como os dados dos colaboradores, mês de processamento, número de dias úteis do mês, número de dias trabalhados, contribuições para o Estado e subsídios – refeição, férias ou Natal, o que obriga a um processamento de salários diferente dos restantes meses.

Por esta razão, este processo implica várias etapas:

1.Registo de variáveis: pensões de alimentos, faltas, férias ou, por exemplo, horas extra.

2.Processamento dos salários tendo em conta vários aspetos como subsídios, mês relativo, número de dias trabalhado, entre outros.

3.Processamento das retenções devidas para Segurança Social ou IRS que, muitas vezes, exige a aplicação de regimes especiais de retenção e descontos específicos.

4.Emissão de recibos e pagamento dos salários.

Processamento de salários: o espelho da gestão de recursos humanos

Este processamento de salários pode ser uma tarefa complexa e morosa, particularmente se for efetuada de forma manual ou por falta de ferramentas integradas. Além disso, o correto processamento pressupõe o cumprimento de todas as obrigações legais e fiscais, que podem ser uma dor de cabeça.

A execução do processamento de salários, além de poder ser feita através de empresas externas, pode ser realizada com recurso a ferramentas para o efeito: desde um simples excel até soluções de softwareque otimizam e agilizam todo o processo e conduzem a ganhos de eficiência e maior envolvimento dos colaboradores.

Com as melhores práticas, o departamento administrativo pode inovar processos, a carga administrativa é reduzida e transmite aos colaboradores que a organização é transparente e preocupada com o bem-estar de cada um. Para tal, deve ter em conta algumas dicas:

Aposte em princípios de rigor, transparência e confiança

Muitas empresas não possuem um dia certo para proceder ao pagamento de salários, não contabilizam as horas extra de forma rigorosa ou não mantêm uma uniformização das regras de pagamento do subsídio de férias de ano para ano. Sabia que o Código do Trabalho prevê, no art.º278 que o pagamento do vencimento seja relativo a "períodos certos e iguais”? Ao não cumprir estes aspetos acima descritos, não só está em incumprimento da lei laboral, como poderá estar a degradar a imagem da organização aos olhos dos colaboradores.

Hoje, num mercado de trabalho cada vez mais global, garantir uma gestão administrativa eficiente é o primeiro passo para a organização transmitir segurança e confiança aos colaboradores, refletindo uma imagem séria e transparente.

Comunique com os colaboradores

No seguimento da adoção de princípios de rigor e transparência, a comunicação é um fator crucial na prática administrativa no que respeita a aspetos salariais e regras internas da empresa. As soluções de Employee & Manager self-service são um aliado perfeito para uma gestão simples de todos os processos relacionados com a gestão de RH. Através delas rapidamente, num smartphone, os colaboradores registam despesas, faltas, férias ou horas extra para que os managers possam aprovar. Com a mesma facilidade, acedem à plataforma e consultam os seus recibos de vencimento, declarações de rendimento ou outros dados contratuais. Passa a estar tudo na ponta dos dedos!

Defina um período de tempo

No que respeita ao pagamento de salários, como mencionado previamente, é importante determinar um dia específico para evitar eventuais erros processuais. Esta prática não só evita a desorganização do departamento de Recursos Humanos, como reduz a insatisfação dos colaboradores da empresa. Para minimizar erros e evitar duplicações de processos, o ideal será definir e manter um período fixo mensal para o processamento de salários.

Mantenha-se informado de todos os requisitos legais e fiscais

Estar atento às mudanças, às alterações legais e fiscais que podem ocorrer é fundamental para não incorrer em multas por incumprimento ou desrespeito de prazos. Tais erros refletem-se diretamente na performance da empresa.

Impacto da COVID-19 no processamento de salários

É certo, também, que com a pandemia provocada pela COVID-19, não só chegaram desafios inimagináveis para os negócios, como encargos fiscais para as empresas, especialmente no que respeita ao Regime de Layoff proposto pelo Governo, retificado pelo Decreto-Lei n.º 10-G/2020, para mitigar situações de crise empresarial.

Ora vejamos, este apoio extraordinário do Governo conduziu a alterações legislativas com impacto no processamento de salários, nomeadamente:

    • Apuramento dos valores de apoios e compensação retributiva;
    • Apuramento de contribuições e quotizações para a Segurança Social;
    • Recibo de vencimento;
    • Apuramento de encargos da Entidade Empregadora para a SS;
    • Cálculo de retenções na fonte de IRS;
    • Geração e entrega da Declarações Mensal de Remunerações.

Ao mesmo tempo, o Governo aprovou várias medidas que se refletem no posterior processamento de salários. Ora veja algumas com impacto direto no processamento salarial:

    • Medida extraordinária de apoio à manutenção dos contratos (Layoffsimplificado) – tem de ser assegurado ao trabalhador 2/3 da sua retribuição mensal ilíquida e ainda consideradas as alterações no subsídio de refeição;
    • Teletrabalho– com impactos no subsídio de refeição;
    • Apoio excecional para Trabalhadores por conta de Outrem – o trabalhador tem direito a um apoio excecional de 2/3 da sua remuneração base.

Implemente soluções de software para o processamento de salários

Se por um lado o fenómeno da transformação digital conduziu a novas tendências e novas oportunidades, por outro trouxe consigo novos desafios para o tecido empresarial, que obrigou à sua adaptação ao novo paradigma de negócios.

Nesta perspetiva, estes novos desafios da era digital convidam as organizações a tirar o máximo partido de ferramentas que ajudem a otimizar processos empresariais e, consequentemente, resultados. E no que diz respeito ao processamento de salários não é diferente.

O recurso a software que diminui a carga administrativa e liberta recursos para outras tarefas e funções oferece maior agilidade e rigor no processamento de salários, reduzindo a probabilidade de erro.

Com a solução de Gestão de Recursos Humanos da PRIMAVERA é mais simples, rápido e seguro processar salários, remunerações e contribuições em larga escala. Em poucos segundos é possível efetuar processamentos automáticos, em diversas moedas e de acordo com os regimes legais e fiscais dos diferentes mercados e, assim, terminar com operações morosas e sujeitas a erro.

Simultaneamente, e como resposta às exigências impostas pela crise provocada pela COVID-19, a PRIMAVERA disponibiliza um utilitárioque aplica automaticamente as novas regras decretadas pelo Governo numa altura excecional.

Esta aplicação calcula, sem erros e de forma rápida, as novas variáveis de processamento de salários e obrigações declarativas à Segurança Social, validando os limites máximos e mínimos do apoio excecional do Governo.

Melhorar o processamento de salários da sua empresa está ao seu alcance e é cada vez mais um aspeto fundamental para acompanhar o ritmo da inovação tecnológica e da mudança de mentalidades. Desde a adoção de políticas de transparências até à implementação de tecnologias de gestão, é possível simplificar a carga administrativa e, assim, reforçar a sua employer brand.


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