Ajudas de custo: principais considerações para as empresas

Na generalidade dos casos, os movimentos diários dos seus trabalhadores são regulares e os respetivos vencimentos previsíveis e fixados mensalmente. Contudo, quando tal não acontece e estes têm de fazer deslocações esporádicas ou que não são passíveis de previsão a nível de compensação salarial, pode compensá-los através das ajudas de custo.

O que são as ajudas de custo?

As ajudas de custo são valores monetários atribuídos pelas entidades empregadoras aos seus trabalhadores como compensação pelos custos que estes tenham suportado em virtude de deslocações ao serviço da entidade, dentro ou fora do país, quando estes não estão já previstos na sua remuneração mensal. 

Apesar de serem consideradas separadamente dos vencimentos mensais, as ajudas de custo são processadas nos recibos de vencimento e fazem parte da declaração mensal de remunerações.

É importante ter em conta que, para a entidade empregadora poder restituir esses valores, os trabalhadores devem apresentar as respetivas faturas com o número de identificação fiscal do empregador, caso contrário, não são fiscalmente aceites.

Os valores de ajudas de custo podem incluir despesas com transporte, seja ou não em carro próprio, alojamento ou alimentação.

Legislação aplicável às ajudas de custo

Para o setor privado, não há legislação para regular os valores a pagar em termos de ajudas de custo, o que significa que a sua atribuição é livre. Contudo, esta legislação existe para o setor público, nomeadamente o Decreto-Lei n.º 106/98, de 24/04, alterado pelo Decreto-Lei 137/2010, de 28/12, e é tida como referência por grande parte das entidades empregadoras.

Independentemente do valor que o empregador decida pagar, os valores estipulados na referida legislação são sempre tidos em conta para a incidência de TSU (taxa social única) e de retenções de IRS (imposto sobre o rendimento das pessoas singulares) na esfera do trabalhador: até aos valores de referência, as ajudas de custo são isentas dessa tributação.
 
Ainda em termos de legislação, há a considerar o Código do IRC, que estipula quando é que a entidade empregadora pode ser tributada em sede de IRC (imposto sobre o rendimento das pessoas coletivas) pelas ajudas de custo atribuídas aos seus colaboradores, nomeadamente os artigos 23.º, 23.º-A e 88.º:

• os encargos com ajudas de custo são dedutíveis para efeitos de determinação do lucro tributável se forem faturados a clientes;
• se não forem faturados a clientes, são dedutíveis se a entidade empregadora tiver, por cada pagamento, um mapa através do qual seja possível efetuar o controlo das deslocações;
• os encargos com ajudas de custo não faturados a clientes são sujeitos a tributação autónoma, na parte em que não exista tributação em sede de IRS na esfera do trabalhador.

Valores de referência das ajudas de custo para 2024

Como referido, os valores a atribuir pelas empresas privadas a título de ajudas de custo são de definição livre, mas muitas vezes são usados como referência aqueles estipulados para o setor público, além de estes definirem os limites das isenções de tributação para os trabalhadores.

Os valores para as ajudas de custo foram estipulados na Portaria 1553-D/2008, de 31/12, tendo posteriormente sido reduzidos aquando da entrada em vigor do referido Decreto-Lei n.º 137/2010. Com a entrada em vigor da Lei n.º 82/2023, de 29/12, que aprovou o Orçamento do Estado para 2024, essa redução foi revogada e os valores de referência atualizados. Os valores em vigor em 2024, por tipo de despesa, são conforme se segue.

Despesas com alimentação

Os valores de referência para as despesas contraídas com alimentação em consequência da deslocação dos trabalhadores ao serviço da entidade empregadora seguem a mesma norma que o subsídio de refeição diário. Ou seja, os valores pagos são isentos de contribuições para a Segurança Social e retenções de IRS até aos seguintes limites:

• 6 €/dia, se o pagamento for feito em dinheiro ou similar;
• 9,60 €/dia, se o pagamento for feito em cartão ou vale de refeição.

Despesas com deslocações

Os valores de referência para as ajudas de custo para despesas com as deslocações em si variam de acordo com os métodos de transporte usados pelos trabalhadores.

Para o pagamento das despesas com deslocações em carro próprio do trabalhador, é definido um valor por quilómetro percorrido, já pensado para cobrir as despesas com combustível e portagens. Tal também acontece quando se trata de transportes públicos, mas, no caso do aluguer de veículos, o valor já é calculado por quilómetro e por trabalhador.

Para 2024, os valores de referência são os seguintes:

• em automóvel próprio, 0,40 €/km;
• em transportes públicos, 0,12 €/km;
• em veículo motorizado não automóvel, 0,16 €/km;
• em veículo alugado com 1 trabalhador, 0,38 €/km;
• em veículo alugado com 2 trabalhadores, 0,16 €/km para cada trabalhador;
• em veículo alugado com 3 ou mais trabalhadores, 0,12 €/km para cada.

Despesas com alojamento

No caso das despesas com alojamento, o valor das ajudas de custo varia com o número de dias de ausência em trabalho, se a deslocação é em território nacional ou para o estrangeiro e com o cargo de trabalhador. 

Se a deslocação for dentro do país, incluindo o Continente e as ilhas, os valores de referência para as ajudas de custo, atualizados para 2024, são:

• para a generalidade dos trabalhadores, 62,75 €/dia;
• para administradores, gerentes e quadros superiores, 69,19 €/dia.

Já se a deslocação for para o estrangeiro, os valores de referência aumentam, ficando:

• para a generalidade dos trabalhadores, 148,91 €/dia;
• para administradores, gerentes e quadros superiores, 167,07 €/dia.

Como funciona a tributação das ajudas de custo

A tributação das ajudas de custo pode ocorrer tanto na esfera do empregador, como na do trabalhador, seguindo regras diferentes para ambos.

Tributação na esfera do trabalhador

Na esfera do trabalhador, as ajudas de custo podem ser tributadas em sede de IRS, através de retenções na fonte, e sujeitas à incidência da TSU quando o seu valor ultrapassa os valores de referência estipulados.
Neste caso, a tributação é feita da seguinte forma: até à concorrência daqueles valores, os montantes pagos a título de ajudas de custo são isentos, aplicando-se as respetivas taxas de imposto e contribuições apenas sobre a parte que os excede.

Ao serem colocados à disposição dos trabalhadores como rendimentos da categoria A, estes devem, como os restantes, ser incluídos na declaração mensal de remunerações, devendo ser evidenciados quais os sujeitos a retenção e contribuições e quais os isentos.

Tributação na esfera do empregador

Do lado do empregador, as despesas com ajudas de custo podem ser sujeitas a tributações autónomas em sede de IRC, na parte que não tenham sido já tributadas aos trabalhadores.

Mais especificamente, o n.º 9 do artigo 88.º do Código do IRC estabelece que os encargos relativos a ajudas de custo e à compensação pelas deslocações em viatura própria dos trabalhadores são tributados autonomamente à taxa de 5%:

• quando não são faturados a clientes, ou na parte em que não são, devendo para tal constar da fatura emitida a menção expressa à existência de ajudas de custo e o respetivo valor imputado;
• nesse caso, na parte em que não haja lugar a tributação em sede de IRS na esfera do trabalhador, ou seja, até à concorrência dos valores de referência.

Não consistindo em tributação direta, mas contribuindo para o apuramento do lucro tributável, as despesas com ajudas de custo e com compensações pelas deslocações em viatura própria dos trabalhadores não são dedutíveis para efeitos fiscais quando, além de não serem faturadas a clientes, a empresa não tenha um mapa de controlo das deslocações. Excetua-se a parte que tenha sido sujeita a tributação na esfera do trabalhador.

Este mapa de controlo das deslocações deve permitir controlar os locais, o tempo de permanência, o objetivo das deslocações, o número de quilómetros percorridos e, no caso das deslocações em viatura própria dos trabalhadores, a identificação da viatura e do respetivo proprietário.