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KPIs, porquê monitorizar a performance?


Sabe o que têm em comum as estratégias de sucesso? Todas elas estão assentes em modelos que acompanham constantemente a performance de todas as ações do negócio. É este acompanhamento que permite perceber e determinar que estratégias estão a funcionar e quais poderiam ser melhoradas. Esta é a melhor forma de analisar resultados e é aqui que entra o famoso conceito de KPIs.

O que são, afinal, os KPIs?

Em inglês "Key Performance Indicator”, a sigla significa, literalmente, "indicadores-chave de performance”. Muito além de um conceito, trata-se de uma ferramenta de gestão utilizada para analisar os indicadores mais importantes de um negócio ou de uma empresa. 

Uma coisa é certa: uma análise fundamentada precisa de ser baseada em números. E é esse o grande objetivo dos KPIs, analisar resultados com base em números.  

Esta métrica pode ser utilizada pelos vários departamentos da empresa, desde os gestores financeiros para monitorizar o desempenho e estabelecer metas a alcançar, até ao departamento de marketing ou vendas para identificar oportunidades venda e novos clientes, passando pelo departamento de Recursos Humanos ou a área da logística. 

Os KPIs são, no fundo, uma forma de medir se uma ação ou um conjunto de iniciativas está a responder aos objetivos da empresa.

Que características devem ter os KPIs?

  • Devem oferecer insights e evidências específicas e objetivas de progresso para alcançar as metas traçadas.
  • Devem ser mensuráveis para ajudar a perceber os resultados e, consequentemente, tomar as melhores decisões.
  • Devem monitorizar a eficiência, eficácia, qualidade e produtividade.
  • Devem ser qualitativos ou quantitativos para medir aspetos como o desempenho no projeto ou desempenho do pessoal.

Porquê – e como – monitorizar a performance?

Por se tratar de uma ferramenta que permite acompanhar os resultados de tudo o que agrega valor ao negócio, é possível, com este acompanhamento, saber que estratégias estão a funcionar e que ações podem ser melhoradas. 

Estamos numa era em que o fluxo de informação é imenso e constante. Existem vários tipos de KPIs, dirigidos a várias áreas de negócio, que podem ser medidos. O mais importante é que o indicador-chave seja relevante para a conquista dos objetivos. 

Um KPI pode ser um número ou uma percentagem. Tudo depende do que importa ser medido para os objetivos específicos de cada organização. Esta é a premissa básica para a escolha de qualquer KPI e o seu consequente impacto no negócio. 

Como escolher um bom KPI?

Um bom KPI é aquele que mostra como as estratégias estão a trazer resultados e oportunidades de negócio para a organização. Um KPI tem de ser relevante para o seu objetivo. Ora vejamos: se o objetivo é aumentar as vendas online, desenvolver campanhas de desconto para clientes das lojas físicas não irá de encontro a esse objetivo. ter mais visitantes no blog, acompanhar o custo de aquisição por lead não é interessante. Neste caso, seria importante medir o número de visitas à loja online, o número de potenciais clientes que não terminam a compra ou a percentagem de desistência por fase da compra. 

Os KPIs estão intrinsecamente ligados aos objetivos por um motivo muito simples: são eles que medem a performance de cada um dos objetivos. 

Para facilitar essa escolha, estas são algumas características importantes de um bom KPI:

Importância para o negócio


Ao definir os KPIs está a reforçar a estratégia delineada e a garantir que os objetivos traçados serão cumpridos. O KPI mostra se a estratégia está a criar resultados e se as metas estão a ser cumpridas.

Relevância


Escolha  KPIs realmente relevantes para os objetivos definidos para o negócio.

Ajuda na tomada de decisão


Se estiverem bem definidos, os KPIs são um excelente indicador que lhe dá informações e dados para que possa ajudar a tomar decisões mais inteligentes.

Periodicidade 


Escolha KPIs que possam ser medidos periodicamente. Assim, é mais fácil tomar medidas ainda em tempo útil para conseguir alcançar os objetivos traçados para cada exercício. 

Que tipo de KPI deve usar?

Existe uma infinidade de indicadores que podem ser importantes para a cada estratégia, mas muitos deles só fazem sentido se forem suportados por dados ou testes no dia a dia.

Por isso, podem ser utilizados diferentes tipos de indicadores de acordo com os interesses da organização e dos departamentos em questão. Ora vejamos alguns exemplos:

KPIs para a área das Vendas

Vendas mensais: Podem ser considerados indicadores para medir o desempenho do volume de vendas. Por exemplo: "Aumentar as vendas em X% em relação ao trimestre anterior”.

Preço médio por venda (Mês): Neste caso, pode ser considerado um KPI que identifique o valor médio de cada venda por cliente para evitar situações em que o custo de aquisição do cliente é maior do que o valor a compra.  

Número de novos clientes: Determinar um número específico de novos clientes a conquistar é sempre um KPI importante para a área de vendas. 

KPIs principais na ótica de marketing, estratégia e performance

Taxa de conversão: Acompanhar o número de leads que efetuam uma compra permite definir estratégias para acelerar o processo de vendas. Neste caso, pode ser considerado um KPI atingir mais X leads em comparação com o período homólogo do ano anterior. 

Taxa de Churn: O churn representa a percentagem de clientes que um negócio perde num determinado período de tempo. Ao analisar esta métrica é mais fácil perceber o que é preciso melhorar e este indicador pode ser utilizado como KPI com o objetivo de reduzir a taxa de churn em X% em relação ao mês anterior. 

Visitas ao site: Permite às organizações criar estratégias para converter potenciais clientes em clientes efetivos e encontrar formas de melhorar o tempo de permanência no website. "Aumentar as visitas ao site em X% em relação ao período homólogo” é sempre um bom exemplo de KPI para o departamento de marketing. 

Custo de aquisição por lead: Basta dividir os custos totais de aquisição pelo número de novos clientes no período que está a analisar. Esta é considerada uma das métricas mais importantes, porque pode ajudar a avaliar o custo das estratégias de marketing.  

Mas existem outras métricas importantes para avaliar e monitorizar:

  • Número de leads;
  • Tráfego;
  • Assinantes da newsletter;
  • Assinantes do blog;
  • Visitas recorrentes no blog;
  • Custo por visitante;
  • Origem do tráfego (orgânico, pago, redes sociais, direto, email ou outros);
  • Bounce rate;
  • Page rank;
  • Palavras-chave mais pesquisadas.

KPIs importantes na área financeira e de contabilidade

Prazo médio de recebimentos: Medir a evolução do prazo médio de recebimentos face ao mês anterior é um exemplo sólido de um KPI relevante para atingir os objetivos do departamento financeiro. 

Lucro: Ao medir o lucro, é possível compreender quais os riscos associados ao seu negócio. No fundo, o lucro representa a eficiência operacional do negócio e este indicador mostra-lhe qual é a situação real da empresa e a sua capacidade de se manter no mercado. 

EBITDA: Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization. O EBITDA é um dos indicadores mais importantes na análise de desempenho e valor das empresas. Este conceito mostra quanto a empresa consegue gerar de lucro, sem considerar outros efeitos financeiros. Um bom exemplo deste KPI é determinar X€ de lucro EBITDA superior ao orçamento ou melhorar o EBITDA em X% relativamente ao mês anterior. 

Rentabilidade: Este é um KPI que representa o retorno de investimento e permite compreender a capacidade que um projeto tem de cobrir os custos a ele associados. Ou seja, trata-se do retorno do que foi investido. 

Faturação: A faturação indica o quanto a empresa está a vender e o que isso representa para o negócio. Definir objetivos de faturação pode ser uma excelente forma de melhorar a rentabilidade e outras métricas importantes para a empresa. 

Despesas: Este é um KPI que permite saber quais as despesas da empresa, ajudando os gestores financeiros a reduzir gastos desnecessários. 

Fluxo de Caixa: Mede se os recebimentos são superiores aos pagamentos. Para tal, basta cruzar o KPI de faturação com o de recebimentos para perceber o verdadeiro estado do fluxo de caixa, mantendo-o sempre no "verde”.

Liquidez: Representa a capacidade da empresa captar dinheiro num curto prazo de tempo. Trata-se, no fundo, da capacidade e facilidade com que um ativo pode ser convertido em dinheiro.

Outros KPIs que medem a performance financeira são:

  • ROI (Return On Investment) ou Retorno sobre o Investimento
  • ROA (Return On Assets) ou Retorno sobre Ativos
  • ROE (Return on Equity) ou Retorno sobre o Património Líquido
  • Lucro líquido
  • Margem de lucro líquido
  • Margem de lucro bruto
  • Margem de contribuição

Mais controlo das métricas. Maior visão do negócio. Melhores resultados.

Saber exatamente como está a evoluir a performance da sua empresa face aos objetivos traçados ou face ao plano de negócios definido é essencial para poder gerir e tomar decisões atempadamente. 

É esta a premissa do ROSE Accounting Services: uma plataforma de gestão cloud, dotada de mecanismos inteligentes, que oferece tudo o que precisa para simplificar e melhorar o dia a- dia do seu negócio. 

Esta plataforma permite-lhe tratar de todos os processos de faturação e gestão, sempre em colaboração com o seu contabilista. Além de trabalhar no mesmo software que o seu contabilista, numa única plataforma de gestão cloud onde gere todos os aspetos do negócio, desde a faturação à área financeira, ainda consegue monitorizar em tempo real o cumprimento dos KPIs traçados, para que possa acompanhar a evolução do negócio em tempo real e tomar melhores decisões.

Gestão do negócio à sua medida e ao seu ritmo


Com o ROSE AS monitoriza e acompanha todas as métricas de gestão, num só sítio, a todo o momento e onde quiser. Através de análises de performance, monitoriza os indicadores de desempenho (KPIs) estabelecidos, relativamente a vendas, compras e despesas, gastos com o pessoal, inventário e rentabilidade e liquidez. 

Tudo isto resulta em dados mais coerentes e rigorosos, num maior controlo da gestão – através de análises em tempo real sobre o estado atual e perspetivas de evolução futura – e decisões mais conscientes. 

Comece já a definir quais são os KPIs mais importantes para o seu negócio e acompanhe tudo no ROSE AS, a plataforma cloud de gestão colaborativa que aproxima empresas e contabilistas. 

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