KPIs, porquê monitorizar a performance?

Sabe o que têm em comum as estratégias de sucesso? Todas elas estão assentes em modelos que acompanham constantemente a performance de todas as ações do negócio. É este acompanhamento que permite perceber e determinar que estratégias estão a funcionar e quais poderiam ser melhoradas. Esta é a melhor forma de analisar resultados e é aqui que entra o famoso conceito de KPIs.

Em inglês "Key Performance Indicator”, a sigla significa, literalmente, "indicadores-chave de performance”. Muito além de um conceito, trata-se de uma ferramenta de gestão utilizada para analisar os indicadores mais importantes de um negócio ou de uma empresa. 

Uma coisa é certa: uma análise fundamentada precisa de ser baseada em números. E é esse o grande objetivo dos KPIs, analisar resultados com base em números.  

Esta métrica pode ser utilizada pelos vários departamentos da empresa, desde os gestores financeiros para monitorizar o desempenho e estabelecer metas a alcançar, até ao departamento de marketing ou vendas para identificar oportunidades venda e novos clientes, passando pelo departamento de Recursos Humanos ou a área da logística. 

Os KPIs são, no fundo, uma forma de medir se uma ação ou um conjunto de iniciativas está a responder aos objetivos da empresa.

Por se tratar de uma ferramenta que permite acompanhar os resultados de tudo o que agrega valor ao negócio, é possível, com este acompanhamento, saber que estratégias estão a funcionar e que ações podem ser melhoradas. 

Estamos numa era em que o fluxo de informação é imenso e constante. Existem vários tipos de KPIs, dirigidos a várias áreas de negócio, que podem ser medidos. O mais importante é que o indicador-chave seja relevante para a conquista dos objetivos. 

Um KPI pode ser um número ou uma percentagem. Tudo depende do que importa ser medido para os objetivos específicos de cada organização. Esta é a premissa básica para a escolha de qualquer KPI e o seu consequente impacto no negócio. 

Um bom KPI é aquele que mostra como as estratégias estão a trazer resultados e oportunidades de negócio para a organização. Um KPI tem de ser relevante para o seu objetivo. Ora vejamos: se o objetivo é aumentar as vendas online, desenvolver campanhas de desconto para clientes das lojas físicas não irá de encontro a esse objetivo. ter mais visitantes no blog, acompanhar o custo de aquisição por lead não é interessante. Neste caso, seria importante medir o número de visitas à loja online, o número de potenciais clientes que não terminam a compra ou a percentagem de desistência por fase da compra. 

Os KPIs estão intrinsecamente ligados aos objetivos por um motivo muito simples: são eles que medem a performance de cada um dos objetivos. 

Para facilitar essa escolha, estas são algumas características importantes de um bom KPI:

Ao definir os KPIs está a reforçar a estratégia delineada e a garantir que os objetivos traçados serão cumpridos. O KPI mostra se a estratégia está a criar resultados e se as metas estão a ser cumpridas.

Escolha  KPIs realmente relevantes para os objetivos definidos para o negócio.

Se estiverem bem definidos, os KPIs são um excelente indicador que lhe dá informações e dados para que possa ajudar a tomar decisões mais inteligentes.

Escolha KPIs que possam ser medidos periodicamente. Assim, é mais fácil tomar medidas ainda em tempo útil para conseguir alcançar os objetivos traçados para cada exercício. 

Existe uma infinidade de indicadores que podem ser importantes para a cada estratégia, mas muitos deles só fazem sentido se forem suportados por dados ou testes no dia a dia.

Por isso, podem ser utilizados diferentes tipos de indicadores de acordo com os interesses da organização e dos departamentos em questão. Ora vejamos alguns exemplos:

Vendas mensais: Podem ser considerados indicadores para medir o desempenho do volume de vendas. Por exemplo: "Aumentar as vendas em X% em relação ao trimestre anterior”.

Preço médio por venda (Mês): Neste caso, pode ser considerado um KPI que identifique o valor médio de cada venda por cliente para evitar situações em que o custo de aquisição do cliente é maior do que o valor a compra.  

Número de novos clientes: Determinar um número específico de novos clientes a conquistar é sempre um KPI importante para a área de vendas. 

Taxa de conversão: Acompanhar o número de leads que efetuam uma compra permite definir estratégias para acelerar o processo de vendas. Neste caso, pode ser considerado um KPI atingir mais X leads em comparação com o período homólogo do ano anterior. 

Taxa de Churn: O churn representa a percentagem de clientes que um negócio perde num determinado período de tempo. Ao analisar esta métrica é mais fácil perceber o que é preciso melhorar e este indicador pode ser utilizado como KPI com o objetivo de reduzir a taxa de churn em X% em relação ao mês anterior. 

Visitas ao site: Permite às organizações criar estratégias para converter potenciais clientes em clientes efetivos e encontrar formas de melhorar o tempo de permanência no website. "Aumentar as visitas ao site em X% em relação ao período homólogo” é sempre um bom exemplo de KPI para o departamento de marketing. 

Custo de aquisição por lead: Basta dividir os custos totais de aquisição pelo número de novos clientes no período que está a analisar. Esta é considerada uma das métricas mais importantes, porque pode ajudar a avaliar o custo das estratégias de marketing.  

Prazo médio de recebimentos: Medir a evolução do prazo médio de recebimentos face ao mês anterior é um exemplo sólido de um KPI relevante para atingir os objetivos do departamento financeiro. 

Lucro: Ao medir o lucro, é possível compreender quais os riscos associados ao seu negócio. No fundo, o lucro representa a eficiência operacional do negócio e este indicador mostra-lhe qual é a situação real da empresa e a sua capacidade de se manter no mercado. 

EBITDA: Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization. O EBITDA é um dos indicadores mais importantes na análise de desempenho e valor das empresas. Este conceito mostra quanto a empresa consegue gerar de lucro, sem considerar outros efeitos financeiros. Um bom exemplo deste KPI é determinar X€ de lucro EBITDA superior ao orçamento ou melhorar o EBITDA em X% relativamente ao mês anterior. 

Rentabilidade: Este é um KPI que representa o retorno de investimento e permite compreender a capacidade que um projeto tem de cobrir os custos a ele associados. Ou seja, trata-se do retorno do que foi investido. 

Faturação: A faturação indica o quanto a empresa está a vender e o que isso representa para o negócio. Definir objetivos de faturação pode ser uma excelente forma de melhorar a rentabilidade e outras métricas importantes para a empresa. 

Despesas: Este é um KPI que permite saber quais as despesas da empresa, ajudando os gestores financeiros a reduzir gastos desnecessários. 

Fluxo de Caixa: Mede se os recebimentos são superiores aos pagamentos. Para tal, basta cruzar o KPI de faturação com o de recebimentos para perceber o verdadeiro estado do fluxo de caixa, mantendo-o sempre no "verde”.

Liquidez: Representa a capacidade da empresa captar dinheiro num curto prazo de tempo. Trata-se, no fundo, da capacidade e facilidade com que um ativo pode ser convertido em dinheiro.

Saber exatamente como está a evoluir a performance da sua empresa face aos objetivos traçados ou face ao plano de negócios definido é essencial para poder gerir e tomar decisões atempadamente. 

É esta a premissa do Rose Accounting Services: uma plataforma de gestão cloud, dotada de mecanismos inteligentes, que oferece tudo o que precisa para simplificar e melhorar o dia a- dia do seu negócio. 

Esta plataforma permite-lhe tratar de todos os processos de faturação e gestão, sempre em colaboração com o seu contabilista. Além de trabalhar no mesmo software que o seu contabilista, numa única plataforma de gestão cloud onde gere todos os aspetos do negócio, desde a faturação à área financeira, ainda consegue monitorizar em tempo real o cumprimento dos KPIs traçados, para que possa acompanhar a evolução do negócio em tempo real e tomar melhores decisões.

Com o Rose AS monitoriza e acompanha todas as métricas de gestão, num só sítio, a todo o momento e onde quiser. Através de análises de performance, monitoriza os indicadores de desempenho (KPIs) estabelecidos, relativamente a vendas, compras e despesas, gastos com o pessoal, inventário e rentabilidade e liquidez. 

Tudo isto resulta em dados mais coerentes e rigorosos, num maior controlo da gestão – através de análises em tempo real sobre o estado atual e perspetivas de evolução futura – e decisões mais conscientes. 

Comece já a definir quais são os KPIs mais importantes para o seu negócio e acompanhe tudo no Rose AS, a plataforma cloud de gestão colaborativa que aproxima empresas e contabilistas.