Gestão de benefícios dos colaboradores: como fazê-la de forma eficaz?

A atribuição de benefícios aos colaboradores é uma componente estratégica e essencial para fortalecer a imagem e a sustentabilidade da empresa, na medida em que contribui para a construção de um bom relacionamento com os colaboradores.

A gestão de benefícios passa pela definição de quais os benefícios mais adequados e vantajosos para o perfil da empresa e dos seus colaboradores. Contudo, para que possa ter um impacto positivo, é fundamental que exista uma administração eficiente e contínua dos benefícios ao longo do tempo.

O que é a gestão de benefícios?

A gestão de benefícios diz respeito a um conjunto de ações que as empresas adotam para planear, identificar e administrar os incentivos que oferecem aos seus colaboradores. Como o nome dá a entender, os benefícios são extrassalariais e podem ir desde seguros de saúde a planos de formação, ou até mesmo a dias de férias extra.

Para que esta gestão possa influenciar positivamente o bem-estar e a motivação dos colaboradores, é preciso uma análise detalhada sobre quais são as necessidades sentidas dentro da organização e averiguar quais são as tendências atuais do mercado.

Importância da gestão de benefícios para as empresas

Como já referido, a atribuição de benefícios tem impacto direto sobre a satisfação dos colaboradores, pois contribui para níveis de produtividade mais elevados, uma menor rotatividade e, de uma forma geral, para um ambiente de trabalho mais positivo.

Algumas das razões que justificam a importância da gestão de benefícios para as empresas são as seguintes:

Atração e retenção de profissionais qualificados

Ao oferecer um pacote de benefícios que seja atrativo e competitivo, a empresa está a contribuir para a sua reputação e diferenciação no mercado, o que terá impacto não só no momento de procura por profissionais qualificados, como também na retenção dos próprios talentos internos.

Além disso, a oferta de benefícios tem cada vez mais peso na decisão de um candidato sobre o seu futuro profissional, constituindo um fator de grande importância e que o irá influenciar se este estiver indeciso entre vagas profissionais.

Por outro lado, é normal que os colaboradores que integram a empresa procurem por melhores condições de trabalho ou melhores ofertas salariais. Nestes casos, se o salário fornecido for semelhante, a oferta de benefícios extrassalariais poderá, também, ser um fator determinante na decisão de sair ou não da empresa.

Aumento da motivação e produtividade

Benefícios verdadeiramente relevantes e que vão ao encontro das necessidades dos funcionários promovem um ambiente de trabalho positivo e produtivo. Os colaboradores sentem-se valorizados pela empresa e não só tendem a ser mais comprometidos com o seu trabalho, como também alcançam melhores resultados, contribuindo significativamente para o sucesso da organização.

Otimização de custos

Embora a oferta e a própria administração de benefícios envolvam o investimento de recursos financeiros, uma gestão inteligente e integrada permite otimizar os custos e diluir o investimento ao longo do tempo.

Além disso, a oferta de benefícios pertinentes e atrativos ajuda a reter colaboradores, reduzindo os custos associados a recrutamento e formação de novos funcionários.

Principais dificuldades associadas

Embora a atribuição de benefícios aos colaboradores seja essencial e se revele uma componente estratégica para as empresas, a sua gestão pode envolver alguns desafios, como:

• Encontrar um equilíbrio entre as expectativas dos colaboradores e a capacidade financeira da empresa;
• Identificar quais são os benefícios mais adequados e que irão atender, em maior percentagem, às necessidades variadas dos colaboradores;
• Gerir de forma eficiente todas as tarefas administrativas associadas à atribuição e atualização de benefícios;
• Colmatar potenciais problemas ou dúvidas que possam surgir por parte dos funcionários;
• Cumprir a lei e regulamentos aplicáveis e estar sempre atualizado sobre eventuais mudanças.

Estratégias para uma gestão de benefícios eficaz

Para que a gestão de benefícios seja bem conseguida, os empregadores devem ter em consideração algumas estratégias:

Identificação de necessidades

A empresa deve considerar a opinião dos seus colaboradores e identificar quais são as suas expectativas e preferências em relação aos benefícios que irão ser oferecidos. Desta forma, será capaz de optar por incentivos verdadeiramente relevantes e que tenham o impacto desejado quer para os funcionários, quer na produtividade e motivação.

Revisão contínua

É importante efetuar, ao longo do tempo, uma análise e avaliação dos benefícios oferecidos para perceber se continuam a ser competitivos e relevantes. A organização deve considerar ajustar os benefícios existentes ou substituir por outros mais vantajosos, sempre que aqueles já não se enquadrem nas necessidades dos seus colaboradores ou na sua cultura.

Avaliação do custo-benefício

Avaliar qual é o impacto financeiro dos benefícios em relação ao retorno em termos de aumento da satisfação dos colaboradores e da produtividade é essencial para estabelecer um equilíbrio entre a oferta de incentivos e a sustentabilidade financeira da empresa.

Transparência na comunicação

Todas as informações que digam respeito à atribuição e gestão de benefícios devem ser comunicadas de forma clara e transparente, para que os colaboradores compreendam ao que realmente têm direito e como devem proceder para terem acesso. 

Importância de um software especializado para a gestão integrada de benefícios

 A gestão de benefícios pode revelar-se uma tarefa complexa e demorada pelo tratamento e processamento de dados que acarreta. Independentemente da dimensão e setor de atividade de cada empresa, esta tarefa pode ser muito facilitada ao optar por um software especializado que permita realizar uma gestão integrada dos benefícios que são oferecidos e que proporcione uma visão abrangente e clara sobre os custos associados.

Com um sistema de gestão integrada de benefícios, a informação fica toda concentrada numa só plataforma, podendo ser consultada a qualquer momento, quer pela empresa, quer pelos próprios colaboradores. Assim, além de existir maior transparência, a consulta da informação necessária é muito mais célere e a possibilidade de ocorrerem erros é mais reduzida.

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A solução Rose People permite gerir de forma global e integrada os benefícios dos seus colaboradores, poupando tempo e garantindo o cumprimento de todas as obrigações fiscais.

Através de um modelo Contas Benefício disponibilizado por esta solução cloud de gestão, pode consultar, a qualquer momento, informações sobre dias de férias, subsídios de férias e de Natal, horas extraordinárias e bancos de horas ou dias de descanso complementar, bem como facilmente analisar o que já foi gozado e o que falta ser recebido por cada um dos seus colaboradores.