Faturas eletrónicas para as PME: 5 principais vantagens

Se, até aqui, as PME que fornecem entidades públicas ainda podiam emitir as faturas de forma tradicional, a partir de agora, os seus sistemas informáticos têm de estar preparados para responder a esta nova era de faturação eletrónica na Administração Pública. 

O Decreto-Lei n.º 28/2019  veio legislar o fim definitivo das faturas em papel, uma medida que, além de impulsionar ganhos ambientais enormes, representa simultaneamente a redução da burocracia, um aumento da rapidez e agilidade no envio das faturas e o incremento do combate à evasão fiscal.

As faturas eletrónicas vêm automatizar e otimizar os processos de faturação entre as entidades públicas e os seus fornecedores, aumentar a produtividade e   induzir mais eficiência e transparência a todo o processo de faturação. 

Se ainda não experimentou enviar as suas faturas por via eletrónica, o processo é simples e a única diferença entre as faturas eletrónicas e as faturas convencionais é a desmaterialização. Ou seja, em vez de enviar faturas em papel envia faturas em formato digital – que podem ser enviadas ao cliente através do email. 

A validade legal e fiscal é a mesma, desde que contenha as informações obrigatórias e cumpra com os requisitos legais a que estão sujeitas todas as faturas. 

Mas atenção! Para que uma fatura eletrónica seja válida, não é suficiente que a fatura seja convertida num ficheiro do tipo PDF – apesar das faturas em PDF ainda serem consideradas faturas eletrónicas até 30 de setembro.

Além de incluir uma assinatura digital qualificada, o documento deve seguir uma estrutura própria, uniformizada e definida segundo um modelo europeu, tendo em conta que os dados da transação são comunicados por via eletrónica ao fisco.

Com a eliminação de tarefas manuais morosas associadas ao processamento e envio das faturas, é claro o aumento da produtividade e da eficiência administrativa. Além disso, com as faturas eletrónicas, já não precisa de dispor de tempo para imprimir, assinar e ainda deslocar-se aos correios para enviar uma fatura. O processo de envio é, efetivamente, mais rápido e simples.

A redução dos custos de envio de faturas é uma das maiores vantagens da implementação da faturação eletrónica. Além de obter poupanças significativas com papel, tintas, tonners, material de impressão ou envios pelo correio, ainda garante a minimização de possíveis erros de processamento – que podem provocar custos adicionais.

 Ao automatizar os processos de faturação, está a reduzir a ocorrência de erros e a eliminar a possibilidade de extravio das faturas. Por se tratar de um documento digital assinado eletronicamente, a fatura eletrónica tem validade fiscal e garante total fiabilidade, privacidade e segurança da informação.

Através do envio eletrónico das faturas, remetente e destinatário têm garantida boa receção da fatura. Além disso, o processo de faturação torna-se mais rápido e eficaz, o que aumenta a probabilidade de receber os pagamentos a tempo e horas. Além disso, o acesso aos documentos é instantâneo e e pode personalizar as integrações do sistema de faturação eletrónica com o sistema de faturação, de modo a garantir automatização total do processo, ganhando eficiência e rigor da informação. 

Numa altura em que o teletrabalho começa a conquistar o seu espaço no mundo dos negócios, a digitalização de documentos é fundamental para garantir o acesso à informação em qualquer lugar. As soluções de faturação eletrónica garantem também o arquivo digital das faturas pelo período legalmente exigido,  promovendo a produtividade, a eficiência e a facilidade de acesso à informação.

Através do Decreto-Lei n.º 14-A/2020, o Estado definiu novas datas para que as empresas possam começar a utilizar a fatura eletrónica nos contratos públicos. Para as grandes empresas essa obrigatoriedade já começou em janeiro, para as PME começa agora e para as microempresas entrará em vigor no próximo ano. Confira abaixo as datas:

Se tem uma PME fornecedora do Estado e gere o seu negócio com as soluções PRIMAVERA, temos disponíveis as ferramentas de que necessita para cumprir a obrigatoriedade da faturação eletrónica nos contratos públicos. 

Há mais de dez anos que a PRIMAVERA disponibiliza soluções de faturação eletrónica, testadas e comprovadas por inúmeras organizações de referência. Conheça as nossas soluções de faturação eletrónica e garanta o cumprimento integral da legislação, ao mesmo que tempo que aumenta a eficiência administrativa da sua empresa.