O papel do diretor de obra no processo de reporting e gestão de obras

Nos últimos meses, temos vindo a assistir à revitalização do setor da engenharia e construção. Esta é uma fase de transição impulsionada pelas recentes necessidades do mercado bem como pelas tendências do futuro próximo.

Os modelos tradicionais já não produzem os resultados esperados e, como tal, este é o momento ideal para as empresas repensarem e transformarem os seus modelos de negócio para as oportunidades que emergem, otimizando os processos de gestão de obras e melhorando a capacidade e qualidade de resposta.

No entanto, só é possível obter uma resposta assertiva, e que responda às exigências imediatas, dando atenção às necessidades de uma das figuras que assume maior importância no setor: o diretor de obra.

A importância do diretor de obra no setor da construção civil

A direção de obra detém uma posição fundamental na estrutura de qualquer empresa do setor da construção, uma vez que é o ponto de contacto direto com a produção.

O diretor de obra tem como principais funções dirigir a obra em todos os aspetos administrativos, técnicos e económicos, assumindo-se como o responsável máximo pelo cumprimento do contrato, caderno de encargos e demais normas e disposições legais em vigor. Paralelamente, assume ainda a responsabilidade pela execução da obra, promovendo a sua própria segurança bem como a segurança dos restantes trabalhadores.

Em suma, o diretor de obra é o responsável máximo pela empreitada desde a fase de concurso até à conclusão da mesma e, por isso, precisa de acompanhar e saber, a cada momento e em qualquer lugar, o ponto de situação real do projeto e de cada uma das etapas envolvidas, pois só assim consegue garantir o controlo total da gestão de obra, dos recursos humanos, financeiros e técnicos envolvidos.

13 tarefas que podem ser automatizadas e contribuem para a produtividade do diretor de obra

Hoje em dia, é possível adotar um ERP para o setor da construção, permitindo às empresas otimizar a gestão da obra, desde a fase de concurso até ao fecho do projeto e avaliação da rentabilidade.

Com a adoção deste tipo de tecnologia, cada diretor de obra tem à sua disposição uma ferramenta integrada que lhe permite tornar a sua gestão mais eficiente e eficaz a vários níveis, nomeadamente:

Negociação

O diretor de obra pode acompanhar facilmente os processos de negociação, desde a apresentação da proposta, até à assinatura efetiva do contrato e renegociação de condições.

Orçamentação

Uma estrutura simples e intuitiva de preços (base de preços) permite que a direção de obra trate dos mesmos de forma unitária (preços simples) ou agrupados em categorias – Pessoal, Equipamentos, Materiais e Diversos.

Concursos

Uma solução integrada de gestão de obras elimina também as tarefas administrativas morosas associadas à gestão de concursos, automatizando processos como pedidos de cotação em simultâneo para diversos fornecedores, receção de propostas, comparação automática de preços e adjudicação.

Adjudicação

O diretor de obra pode adjudicar automaticamente encomendas a partir das cotações e criar subempreitadas diretamente do articulado da obra ou na sequência de pedidos de preços. Pode ainda agilizar o tratamento da documentação assim como a gestão do pessoal.

Planeamento

A adoção de um ERP de construção auxilia também a gestão de obras numa perspetiva temporal. Através da integração com ferramentas específicas de planeamento (MS Project, Open Project e outras), a direção de obra pode obter rapidamente cronogramas temporais.

Materiais

Os processos de aprovisionamento são céleres. Seja uma encomenda a fornecedor, uma requisição interna ou uma transferência de armazém, tudo para que o trabalho administrativo consuma o mínimo de tempo e promova a máxima eficiência.

Controlo

A tecnologia ERP de construção permite que o diretor de obra saiba exatamente a quantidade de obra realizada e o seu valor a cada momento.

Revisão de Preços

Através da adoção de um software de gestão de obras, as empresas oferecem uma nova dinâmica à gestão administrativa, através da importação rápida dos índices de revisão em formato digital.

Manutenção

É possível consultar facilmente o histórico das avarias, causas e consequências, ações realizadas, meios envolvidos, tempo de paragem e custos relacionados. Com esta informação, o diretor de obra rapidamente identifica a rentabilidade dos equipamentos.

Recursos Humanos

A direção de obra vê os processos administrativos de gestão do pessoal automatizados, eliminando assim as operações administrativas redundantes e pouco produtivas.

Gestão Financeira

É possível aceder a análises multidimensionais que proporcionam um conhecimento profundo de cada empreitada. Até os cenários mais complexos de análise encontram uma resposta célere, com a grande vantagem de poder detalhar no quadro resumo de controlo da obra os movimentos que deram origem aos valores apresentados.

Apoio à Decisão

Os custos operacionais são reduzidos com um aprovisionamento de máxima eficiência. Um software de gestão de obrasdisponibiliza ao diretor de obra mecanismos de cálculo de necessidades e de comparação automática de propostas que lhe permitem tomar as melhores decisões de compra.

Reporting de Gestão

Por último, um ERP de construçãoeficaz permite que a direção de obra aceda a relatórios de custos, análises de rentabilidade e mapas de execução, que lhe garantem um controlo financeiro e temporal de cada obra.

Neste sentido, cada diretor de obra consegue obter relatórios com dados de faturação de autos; autos adjudicados, autorizados, rejeitados e trabalhos a menos; análises de orçamentos, reorçamentos, margens, valores adjudicados, planos de pagamento, faturação real versus prevista, contratos adicionais e outras análises por obra, por tipo de recurso, por especialidade, por classe de atividade ou por entidade.

De notar que, para além das análises já prontas e disponibilizadas na plataforma, é ainda possível criar facilmente outros relatórios através das fórmulas disponíveis.

ERP Evolution: a solução para os diretores de obra que pretendem aumentar o controlo e gestão dos custos

Um ERP integrado para o setor da Construção Civil

Com oERP Evolution vai construindo resultados através de uma gestão integrada dos processos operacionais, administrativos e financeiros.

É, portanto, mais simples otimizar a gestão da obra, desde a fase de concurso até ao fecho do projeto e avaliação da rentabilidade. Todas as vertentes estão integradas através de fluxos automáticos de informação que simplificam processos e aceleram as operações–desde a resposta a concursos, passando pela negociação, adjudicação, orçamentação, planeamento, execução e controlo, até à análise da rentabilidade.