Comunicações à Segurança Social: como garantir rigor e rapidez?

Os profissionais que trabalham na área de gestão de Recursos Humanos, particularmente aqueles que se dedicam ao processamento salarial e gestão de vínculos contratuais, têm plena consciência de que o relacionamento e as comunicações à Segurança Social é um processo minucioso e moroso, que carece de um conhecimento profundo da legislação associada a esta área.

Para além da necessidade de acompanhamento da evolução contínua da legislação, é ainda fundamental acompanhar a dinâmica própria de cada organização no que respeita ao seu headcount. Os desafios são grandes, mas há formas de tornar o processo mais célere.

Comunicações à Segurança Social no contexto da gestão de contratos e vínculos

Há um conjunto alargado de regras que pautam as comunicações à Segurança Social, nomeadamente no que respeita à gestão do ciclo de vida dos contratos de trabalho, processos de alguma forma relacionados com o processamento salarial. Neste contexto, há duas comunicações que são obrigatórias:

1. Comunicação da admissão de novos trabalhadorese estagiários

2. Comunicação de cessação da relação contratual

Submissão à Segurança Social da Declaração de Remunerações

Além das comunicações relacionadas com a gestão de contratos e vínculos, mensalmente é necessário efetuar a submissão da Declaração de Remunerações. Quando esta é rejeitada, tem de ser efetuada a sua substituição. Em ambos os casos, é necessário gerar a guia de pagamento das contribuições e quotizações.

Estes são apenas os exemplos mais simples e comuns das interações entre as empresas e a Segurança Social. Mas existem outras.

Comunicações com os Fundos de Compensação do Trabalho (FCT e FGCT)

Com os Fundos de Compensação do Trabalho (FCT e FGCT) também existem várias comunicações que os empregadores têm de garantir. São elas:

• Comunicação da admissão de funcionários
• Comunicação de alterações ao contrato por via de alteração da retribuição base e/ou diuturnidades, alteração de contrato a termo para contrato sem termo
• Comunicação da cessação de contrato de trabalho

Além disso, mensalmente é apurado o valor das entregas a esta entidade e têm de ser comunicados os eventos com impacto na antiguidade do trabalhador como "períodos de suspensão”, de que são exemplo as faltas injustificadas.

Haverá informação duplicada nas comunicações à Segurança Social e aos Fundos de Compensação do Trabalho?

No meio de tantas comunicações, é verdade que há muito tempo gasto a tratar de burocracias. Entre recolher informação, preparar documentação e compor as comunicações, todos os meses são várias as horas despendidas neste processo. E é inevitável a sensação de que por vezes se está a duplicar trabalho.

Por exemplo, as comunicações de Admissão e Demissão à Segurança Social e aos Fundos do Trabalho poderiam ser efetuadas numa única interação. Mas, muitas vezes, a principal questão prende-se com o facto de existirem prazos a respeitar para essas comunicações, submissões e entregas, e quem lida com várias empresas ao mesmo tempo corre o risco de inadvertidamente se esquecer de o fazer.

Em que medida a tecnologia pode agilizar essas comunicações à Segurança Social e aos Fundos de Compensação do Trabalho?

Felizmente, já existe tecnologia capaz de eliminar redundâncias e perdas de produtividade na geração das declarações à Segurança Social e aos Fundos de Compensação do Trabalho.

Através do ROSE People, estão disponíveis automatismos que agilizam muitas destas tarefas. Esta plataforma online garante rigor e rapidez nestas comunicações, sendo um aliado no cumprimento dos prazos de envio, na medida em que alerta para os respetivos timings de entrega.

Geração automática de Declarações

Como vimos, a preparação das comunicações é um processo moroso e sensível, que exige rigor. Por isso, se é possível automatizar, então já não há razões para perdas de tempo, nem incoerências dos dados.

Para os profissionais responsáveis por esta missão, este é um poderoso aliado! Através da funcionalidade de Fecho de Período, que imediatamente despoleta o processamento do período seguinte, os valores são integrados na Contabilidade e é gerada automaticamente a Declaração Mensal de Remunerações para entrega à Autoridade Tributária, a Declaração de Remunerações para a Segurança Social e a Declaração para Seguradoras e para Sindicatos (caso existam colaboradores sindicalizados).

Mais organização, para uma maior produtividade

No meio de tantas tarefas e prazos, é muito fácil perder o fio à meada. Mas isso só acontece, se não tiver o suporte da tecnologia certa.

Com o ROSE People, tem disponível um Dashboard onde consegue verificar todas as tarefas, incluindo estas comunicações e entregas obrigatórias. Neste "diário de bordo” pode ainda acompanhar a evolução da execução das tarefas, e perceber as que estão em atraso, as que tem de executar na semana atual e nos 30 dias seguintes.

Todos sabemos que o trabalho de gestão administrativa de Recursos Humanos é minucioso e requer muito rigor. Algo que até aqui criava alguns entraves à produtividade. Graças à tecnologia, as operações mais rotineiras estão a ser automatizadas, permitindo a estes profissionais focar-se em ações de maior valor acrescentado para as empresas, e mais prazerosas para quem as realiza.