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Como podem os relatórios de gestão levar a melhores tomadas de decisão?

 
No nosso dia-a-dia, todos necessitamos de tomar decisões constantemente. O que vamos comer, que roupa vestir, o que fazer, que percurso percorrer, etc. Na vida profissional, a tomada de decisão é também algo usual e transversal às várias áreas de negócio e que produz grandes efeitos no percurso da organização.

 Esta ideia é sintetizada por Thomas Saady que refere que as nossas vidas são o somatório das nossas decisões – seja na esfera dos negócios, seja na vida
pessoal. Frequentemente, o como decidimos é tão importante quanto o que decidimos e o decidir
muito rápido pode ser desastroso, embora demorar muito pode significar oportunidades perdidas. O crucial é a tomada de decisão baseada numa abordagem sistemática e
compreensiva da informação.

De forma a tomar as melhores decisões, os gestores necessitam de uma grande quantidade de dados que permitem perceber a evolução do negócio e qual o melhor caminho a seguir. Para apoiar esse processo, existem diversas ferramentas que sintetizam todo o tipo de indicadores em relatórios de gestão que permitem rapidamente perceber o estado da arte da organização.
 

A tomada de decisão

A palavra decisão tem origem no latim decisione, que significa redução, ato de resolver uma questão debatida, uma solução. O decisor, indivíduo a quem compete tomar a decisão, vem do adjetivo decisore, significa "que corta”, isto é, quem tomauma decisão, faz um corte.
 

Os 5 passos para uma tomada de decisão

Todos os dias surgem vários questões sobre as quais um gestor necessita de decidir. Sejam elas simples ou complexas, todas as tomadas de decisão necessitam de cumprir um processo composto por 5 passos que construir uma ação ponderada e eficaz:

  1. Identificação do problema - Para tomar uma decisão, é necessário começar por perceber qual o objeto de decisão, a sua natureza e começar a delimitá-lo e compreender a sua abrangência.
  2. Reunir dados e informações - De forma a compreender um problema é importante reunir o máximo de informação e dados possível de forma a fundamentar a decisão. Neste processo é importante falar com as pessoas envolvidas, perceber os dados do negócio, analisar os relatórios de gestão, entre outros.
  3. Identificar possíveis soluções - Após conhecer o problema e reunir o máximo de informação sobre a mesma é importante encontrar um conjunto de possíveis de solução capazes de resolver a questão em análise.
  4. Escolher a melhor alternativa - Tendo as várias opções identificadas, e importante analisar uma a uma e escolher a mais indicada para a realidade da organização e do problema identificado.
  5. Decisão e acompanhamento - Escolhida a solução, é altura de a aplicar e de a acompanhar de forma a perceber se está a cumprir os objetivos definidos e se o problema identificado está a ser resolvido.
 
 

A importância da análise de dados na tomada de decisão

 
De forma a tomar as melhores decisões, é importante que os gestores, após identificarem o problema, procurem rodear-se do maior número de informações e dados de forma a reduzirem o risco nas suas escolhas e a alcançarem os melhores resultados para a organização.

W. E. Deming resume muito sucintamente a importância dos dados da tomada de decisão, referindo que sem dados, um gestor é somente outra pessoa com uma opinião.

Assim, é importante que as empresas reúnam no seu dia-a-dia o maior número de dados possível acerca da sua atividade, do mercado e da economia em geral, permitindo aos gestores estarem munidos com o maior número de informação.

 
Possíveis fontes de dados:
  • ERP
  • CRM
  • Redes sociais
  • Estudos de mercado 
  • Ferramentas de análise (ex. Google Analytics)
  • Análise de concorrentes
  • Entre outros

No entanto, mais importante do que ter a informação, é fazer uma correta análise da mesma e tirar insights que permitam conhecer a evolução do negócio, da organização e do mercado e definir campanhas e planos de ação para resolver os problemas.

 
Vantagens da análise de dados nas organizações:
  • Maior segurança nas decisões
  • Antecipação de tendências
  • Vantagem comercial
  • Antecipar problemas
  • Criar diferenciação da concorrência
  • Aumento de resultados da empresa

Embora todo o trabalho de captação e análise de dados possa ser feito manual, existem diversas ferramentas, como o POE da PRIMAVERA, que poderão facilitar este processo e disponibilizar relatórios de gestão detalhados em poucos minutos.

Com este tipo de ferramentas, consegue captar rapidamente dados do ERP e sintetizar num único documento de Excel todos os dados financeiros, de recursos humanos ou comerciais referentes à atividade da sua empresa, encurtando assim o tempo de decisão e permitindo reduzir a taxa de erro e risco associado às ações implementadas.

 
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