19 Jul 23

Software de faturação ou ERP. Qual o mais indicado para a sua empresa?

Na hora de escolher o melhor suporte para gerir o negócio as opções são várias, mas nem sempre o que parece mais óbvio é o melhor. Conheça as diferenças entre um software de faturação e um ERP para não se deixar enganar no momento de escolher.

ERP, o pacote completo para uma gestão integrada

ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, que em português significa Planeamento de Recursos Corporativos ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial. É uma ferramenta de gestão que favorece a análise de dados e que permite converter estratégias de negócios em processos bem estruturados e partilhados por toda a organização, promovendo o rigor da informação de apoio à gestão. Resumindo, um ERP permite às empresas a gestão e monitorização das suas operações de uma forma global.

Os Sistemas ERP são de vital importância para a gestão de uma empresa, uma vez que permitem estruturar fluxos de informação relativamente às diversas áreas operacionais das empresas, desde a área de compras, passando pela atividade comercial e de gestão de clientes, até ao controlo das contas correntes, da tesouraria e do próprio pessoal, tudo isto dentro do mesmo software e de forma integrada, isto é, a informação é partilhada entre as várias áreas operacionais para que no final do dia todos os dados batam certo e a informação seja rigorosa.

Quando se trata de sistemas com tecnologia aberta, os ERPs estão dotados de capacidade de parametrização e configuração, permitindo ajustar a cada empresa e assim responder às necessidades particulares, independentemente da sua dimensão ou setor de atividade.

O ERP apresenta uma arquitetura modular que cobre as principais áreas funcionais das empresas, incluindo um conjunto de módulos totalmente interligados que garantem a fluidez de dados entre as áreas Financeira, Logística/Vendas, Tesouraria, Recursos Humanos, Ativos, Projetos, entre outras.

Esta modularidade permite às empresas iniciarem-se hoje apenas com uma componente de vendas e evoluir nas outras áreas, sem nunca perderem os seus dados históricos de negócio. O ERP funciona como peças de lego, que se vão acoplando e crescendo à medida das necessidades de cada organização.

Software de faturação, quando o foco é a gestão comercial

Por outro lado, temos os Softwares de Faturação, sistemas mais básicos e restritos, que abrangem apenas os principais processos da cadeia de abastecimento, focando-se na faturação e operações comerciais, contas correntes de clientes, recebimentos e stocks.

Por se tratar de soluções muitos simples e orientadas apenas à atividade comercial, em determinadas situações podem parecer mais ágeis e mais ajustados às necessidades atuais do seu negócio, porém, pecam pela escalabilidade. Quer isto dizer que quando a empresa crescer e tiver filiais irá precisar de outros mecanismos de controlo operacional e financeiro que um software de faturação não poderá garantir.

Até esse momento chegar, o software de faturação cumpriu, e muito bem, a sua função, mas na altura de evoluir para um sistema mais completo, irá perder todo o histórico. Pode-se questionar até que ponto o histórico é assim tão relevante, todavia é inegável que um dos maiores ativos que as organizações podem deter é a sua informação histórica. É com base nessa informação que será possível analisar a sua evolução. Só com histórico conseguirá usufruir da tecnologia de machine learning capaz de antecipar o futuro.

Qual a melhor opção para a minha empresa: software de faturação ou ERP?

Na altura de escolher um software para apoiar na gestão do negócio, antes de olhar para um software de faturação, é importante avaliar a possibilidade de optar por um módulo de faturação do ERP. Além de ser mais completo funcionalmente, começará desde logo a trabalhar numa lógica de integração de dados em fluxos estruturados de informação muito organizada. Neste caso, já estará preparado para o momento em que a empresa irá dar o salto e crescer. Algo que um software de faturação não lhe conseguirá proporcionar.

Nos últimos anos, muitos fornecedores de software de faturação cessaram as suas operações ou foram adquiridos por grupos maiores. Além disso, existem muitas plataformas ERP a oferecer a mesma funcionalidade de faturação, mas com potencial de crescimento escalável. Posto isto, por que razão a sua empresa deveria escolher um software de faturação tradicional?

Pensemos, então, num ERP como uma solução que permite adequar-se às necessidades da sua empresa, sendo possível integrar diferentes módulos conforme o crescimento da sua empresa e até integrar com outras aplicações, sistemas ou plataformas que já utiliza ou pretende vir a utilizar.

Ao optar por um ERP poderá incluir o módulo de faturação e usufruir de todas as funcionalidades necessárias à gestão comercial, ao mesmo tempo que tem no mesmo sistema outras funcionalidades importantes para gerir o negócio de forma transversal. Aqui não há margem para dúvidas: um software de faturação está longe da capacidade de extensão de funcionalidades que um ERP moderno tem.

Se olharmos com atenção para o panorama tecnológico, vemos facilmente que os novos lançamentos dizem respeito, na sua maioria, a sistemas ERP, naturalmente porque estes respondem melhor às necessidades das organizações.

Nas grandes empresas, a decisão já foi tomada: só um sistema completo como um ERP permite gerir várias fábricas, centros de distribuição, armazéns, pessoal, ativos, tesouraria e reporting fiscal, tudo na mesma solução. E se necessitarem ainda de sistemas adicionais para gerir as suas vendas, dar suporte pós-venda ou desenvolver ações de marketing, um ERP facilmente integra com outros sistemas, sejam eles pequenas aplicações ou soluções internacionais.

Certamente, em termos de valores de investimento, estamos a falar de soluções distintas, mas de que me vale "ter uma Flor que não consegue sobreviver no meu jardim assim que a Primavera chegar?”