Procurement: sofisticação, rastreabilidade e mobilidade

 

Os termos processo de compras e Procurement são muitas vezes utilizados como sinónimos. Há realmente uma relação entre ambos os processos, mas, na verdade, eles são bastante diferentes. Vamos perceber então o que os une e aquilo que os separa.

 

Por processo de compras deve entender-se o conjunto de ações diretamente envolvidas com o ato de aquisição de materiais ou serviços. Inclui operações como a elaboração da encomenda, eventualmente sujeita a aprovação, a receção de mercadorias ou matérias-primas e o registo e conferência das faturas dos fornecedores.

 

Já o termo Procurement envolve toda a componente estratégica e operacional de gestão do processo de aprovisionamento das empresas, começando a montante e acabando a jusante do processo de compras. O Procurement abrange pesquisas de mercado, avaliação de fornecedores, negociação de preços e contratos, assim como toda a componente financeira envolvida. Este processo inclui um conjunto vasto, integrado e sequencial de operações, que interligam todos os intervenientes internos e externos à organização, razão pela qual começam a surgir no mercado soluções de Procurement sistematizadas através de fluxos orientados à máxima rapidez, produtividade e rentabilidade do processo.

De forma muito simples, podemos dizer que o processo de compras é uma pequena peça do puzzle que representa todo ciclo de Procurement numa organização. Se numa pequena empresa esta distinção pode parecer inútil (mas não o é), para empresas com maior complexidade processual é absolutamente fundamental perceber a diferença entre ambos os conceitos e implementar uma verdadeira estratégia de Procurement para obter mais eficiência dos processos e maximizar a eficácia de toda a cadeia de abastecimento. Afinal, comprar bem é um dos clássicos promotores do sucesso dos negócios.

Apesar da evolução tecnológica a que temos assistido nos últimos tempos, o processo de aprovisionamento ainda é o Calcanhar de Aquiles de muitas empresas nos dias de hoje. Para chegarmos rapidamente a essa conclusão, basta pensarmos na quantidade de operações manuais que continuam a existir nas empresas.

 

Cenários como o pedido de uma cotação por email ou por telefone continuam a ser uma realidade na grande maioria das organizações, provocando uma tremenda desorganização, principalmente quando existe a necessidade de voltar atrás para aceder a informação de contexto histórico. Aí gera-se o caos. 
As aprovações no corredor ou ao telefone são outro exemplo de falta de rigor e eficiência, até porque é fundamental garantir a rastreabilidade e a análise histórica ao longo de todo o processo.

Pior do que isso, é a perda de rentabilidade que está a passar ao lado dos responsáveis por estas operações! A gestão manual destes processos acarreta vários problemas, dos quais podemos destacar:

 

A primeira grande vantagem resultante da implementação de um processo eficiente de Procurement é, sem dúvida, a produtividade. Todas as operações envolvidas no processo são automatizadas, libertando a equipa para outras operações mais estratégicas e que realmente ajudam a empresa a prosperar. 

Hoje já não é necessário esperar pelo dia seguinte, quando regressar ao escritório, para aprovar uma compra ou a liquidação de uma fatura. Há soluções online de Procurement através das quais pode efetuar as operações em qualquer lugar, com a grande vantagem da integração imediata no sistema de gestão empresarial, ou os ditos ERP. Esta agilidade é fundamental quando estamos habituados a realizar tarefas que deviam ser "para ontem”.

A agilidade na relação com o fornecedor também é um aspeto importante, ou seja, a possibilidade de encontrar os fornecedores que atendem às necessidades existentes, proporcionando uma maior fluidez de todo o processo. Quando existe um processo de Procurement bem estruturado, os fornecedores podem efetuar as suas cotações online, permitindo ao "comprador” encontrar mais facilmente a melhor relação custo-qualidade-benefício.

A padronização dos processos, aliada ao seu controlo e rastreabilidade, são premissas fundamentais para uma gestão logística eficiente.

 

Além de acelerar as operações e garantir o rigor da informação, essa sistematização garante a rastreabilidade ao longo de todo o ciclo de compra, desde a requisição, até à liquidação da fatura. Garante ainda o cumprimento das regras operacionais e contratuais, sem qualquer trabalho administrativo, nem erros na informação.

Numa altura em que a palavra de ordem é digitalizar, esta reflexão sobre a necessidade de estruturar verdadeiros processos de Procurement faz ainda mais sentido.

 

E se pensarmos no desafio que nos foi lançado a todos de eliminar o uso de papel, não fará sentido incluir nesse desígnio também as operações logísticas? Porque será que tal ainda não aconteceu?

 

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