Gestão na administração pública: como implementar um ERP com sucesso

É importante fazer um pequeno enquadramento sobre a evolução da contabilidade pública em Portugal. Muitos autores referem que a verdadeira contabilidade pública apenas nasceu após a revolução de 25 de abril de 1974. Com a separação de poderes entre o poder legislativo e o poder executivo, com a independência dos tribunais, entre os quais o tribunal de contas, houve uma reformulação do regime legal do sistema português.

A partir de meados dos anos 90, com a Reforma da Administração Financeira do Estado (RAFE), iniciaram-se as bases da contabilidade pública, sendo que a maior concretização foi em 1997 com a publicação do plano oficial da contabilidade pública (POCP). Até então, a contabilidade era orçamental (caixa).

Com a recente introdução do Sistema de Normalização Contabilística para Administrações públicas (SNC-AP), verifica-se novamente uma significativa alteração em termos contabilísticos, com novas normas de contabilidade pública que obrigam – e vão continuar a obrigar – a diversas adaptações.

Poderiam ser mencionadas outras leis/implicações resultantes da última crise ou da entrada da Troika em Portugal, em 2011. De modo a diminuir o défice e melhorar o controlo das contas públicas, fomos obrigados a legislar sobre outros assuntos como, por exemplo, a Lei dos Compromissos e Pagamentos em Atraso.

Gestão na Administração Pública: os maiores desafios na implementação de um ERP 

Recursos humanos/aversão à mudança

Todos sabemos que em todas as áreas ou empresas existem bons e maus profissionais. Na administração pública não é diferente. Existem pessoas muito interessadas e motivadas para aprender, desenvolver e ajudar a equipa (interna e externa) a implementar um projeto, mas existem muitas outras que não o fazem.

Em qualquer projeto, quando é iniciada a implementação do ERP, é importante ter em atenção e compreender quais são os verdadeiros key users (podem ou não coincidir com as pessoas identificadas pela direção/conselho administrativo/etc). Os key users são aquelas pessoas que ajudam a levar o projeto a bom porto. Essas teremos de tratar como "príncipes e princesas” porque são estas pessoas que nos vão, efetivamente, ajudar e influenciar os colegas.

Como sabemos, a parte da gestão da mudança é crítica em qualquer implementação. A resposta mais clássica que ouvimos na administração pública quando fazemos a pergunta "porque esta tarefa é efetuada desta forma?” é "porque sempre foi assim”.

Esta mudança é principalmente crítica na Administração pública, como podemos ver com um exemplo básico: um funcionário público investe 10 dias por mês a fazer reconciliações bancárias. O ERP na Administração Pública poderá criar alguns automatismos que ajudam a pessoa a efetuar esta tarefa em apenas 2 dias. O que se faz com esse funcionário público nos restantes 8 dias? Talvez em 60% dos organismos com quem já trabalhei, a opção seria não se implementar a reconciliação bancária automática. Nos restantes 40% colocavam essa pessoa com outras tarefas que acrescentem valor, mas para tal é preciso força da chefia e disponibilidade da pessoa. Deste modo, neste ponto torna-se essencial:

• Identificar os verdadeiros key users;
• Identificar quem está a "boicotar” a implementação e estar muito atento a esses utilizadores.
• Criar um ambiente de mudança tentando motivar as pessoas, com explicação e facilitando o acesso à informação, de preferência às pessoas com mais aversão à mudança.
• Na AP, apesar de ser possível o despedimento, ainda aguardo por uma notícia desse acontecimento. Algumas pessoas estão acomodadas a fazer determinada tarefa, mesmo que seja "de cortar os pulsos”, mas estão "entretidos”. A antiguidade é um posto na AP.

know-how em contabilidade

Conforme referido anteriormente, o POCP foi legislado em 1997, sendo que outros planos setoriais foram legislados posteriormente. Mais de uma década depois da obrigatoriedade da aplicação do POCP existiam, ainda, organismos sem essa contabilização e que reportavam, somente, contabilidade orçamental. Assim, muitos dos organismos públicos coabitam com a contabilidade financeira há relativamente pouco tempo e têm poucos recursos humanos com conhecimento em contabilidade.

Muitas vezes, em alguns organismos, estão pessoas no departamento financeiro ou de contabilidade que são licenciados em história, geografia, estudos europeus ou outros. Isto, porque, na Administração pública, para se ser técnico superior (melhor ordenado) é necessário um curso superior. Por esse motivo, alguns trabalhadores frequentaram cursos com que mais se identificavam. Porém, depois trabalham no departamento financeiro ou de contabilidade. Atenção, a verdade é que existem pessoas licenciadas em estudos europeus e que tenham melhor conhecimento em contabilidade e administração pública do que eu, mas, garantidamente, que a maior parte não o tem.

Este problema da Administração pública só será eliminado daqui a várias gerações. Agora, resta-nos tentar cativar as pessoas, através de explicações contabilísticas, numa tentativa de fazer com que sintam interesse nestes temas. Resiliência, paciência e oxigénio são as três palavras necessárias, porque a repetição é o truque para a aprendizagem.

De referir que existe imensa legislação que os organismos públicos são obrigados a cumprir, o que aumenta a complexidade da implementação de um ERP. A responsabilidade desta situação não será propriamente dos organismos, mas sim dos legisladores que produzem leis com regularidade, o que obriga a um estudo e adaptação constante do ERP.

Boa implementação de um ERP na Administração Pública

Considerando os aspetos referidos acima, para ser possível implementar com sucesso um ERP para a gestão na administração pública, é fundamental apostar na criação de automatismos e validações, de forma a limitar a imaginação do utilizador e levá-lo assim à adoção de best practices.

Os recursos humanos/aversão à mudança e o know-how em contabilidade, são as duas variáveis que mais contribuem para o aumento do nível de complexidade de uma implementação na AP face ao setor privado.

Assim:

Se uma pessoa não for competente, a entidade privada pode convidar a sair. Na administração pública isto não acontece. Se um funcionário tem aversão à mudança, a entidade privada poderá motivá-lo a ficar mais recetivo. Na Administração Pública, é praticamente impossível, porque a motivação será sempre condicionada pelas regras orçamentais.

Ainda existe pouco conhecimento de contabilidade nas entidades públicas, o que obriga a um esforço adicional na implementação.

Os organismos públicos são obrigados a aplicar não só a "lei dos privados”, mas também inúmera legislação própria (Contratos públicos, Lei dos compromissos e pagamentos em atraso, lei de enquadramento orçamental, circulares da DGO/DGAL, etc).