Comunicação de inventários em 2025: quem tem obrigação e como fazer

 A elaboração do inventário é uma tarefa que todas as empresas de venda de produtos sempre fizeram. Seja para saberem as quantidades de matéria-prima disponíveis para produzir, para saberem quais as quantidades disponíveis para venda ou para valorizarem as existências em armazém no final do período económico, este é um procedimento natural.

No entanto, a comunicação de inventários ao fisco nem sempre foi uma realidade para as empresas e tem sido uma obrigação em evolução. A última atualização, relativa à inclusão da valorização dos inventários na comunicação, tem sido sequencialmente adiada, mas já tem data de início à vista.

Em que consiste a comunicação de inventários?

A obrigação de comunicação de inventários à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) surgiu no seguimento das medidas de controlo da emissão de documentos fiscalmente relevantes previstas no Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24/08, que instituiu a obrigatoriedade de comunicação dos elementos das faturas. Esta obrigação foi adicionada ao referido diploma pela Lei n.º 82-B/2014, de 31/12, através do artigo 3.º-A, e entrou em vigor em 2015, relativamente ao exercício de 2014.

Esta comunicação de inventários trata-se de dar a conhecer à AT os produtos de que cada empresa dispõe em armazém no último dia do período de tributação e respetivo valor – no caso das empresas cujo período de tributação coincide com o ano civil, as existências a 31 de dezembro.

Feito o inventário ao último dia do ano, a comunicação do mesmo é efetuada através de um ficheiro com uma estrutura definida pela AT e submetido no portal e-fatura.

Inicialmente, a comunicação de inventários abrangia menos sujeitos passivos, limitando àqueles que dispunham de contabilidade organizada, eram obrigados a elaborar inventário e cujo volume de negócios no ano anterior ultrapassava os 100.000 euros. Agora, além de abranger mais empresas, inclui mais elementos a comunicar.

Prazos para a comunicação de inventários

A comunicação dos inventários e as respetivas datas para tal vêm explicitadas no artigo 3.º-A Decreto-Lei n.º 198/2012. Os inventários apurados a 31 de dezembro de cada ano devem ser comunicados à AT por via eletrónica até ao dia 31 de janeiro do ano seguinte – por exemplo, os inventários relativos a 31 de dezembro de 2024 devem ser comunicados até 31 de janeiro de 2025.

No caso dos contribuintes cujo período de tributação difere do ano civil, esta comunicação deve ser efetuada até ao último dia do primeiro mês seguinte à data do fim desse período.

Quem tem obrigação de comunicar inventários?

De forma resumida, estão obrigados a comunicar os inventários todos os sujeitos passivos que tenham de fazer inventário, independentemente da sua dimensão ou do seu volume de negócios – ao contrário do que acontecia no início, como referido acima.

Discriminando, estão obrigadas à comunicação de inventários as entidades que reúnam cumulativamente as seguintes condições:

• tenham sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em território português;
• disponham de contabilidade organizada;
• não estejam enquadradas no regime simplificado de tributação.

Se uma empresa que cumpra estes requisitos não tiver inventário a declarar no final do período tributário, não fica isenta da obrigatoriedade, devendo comunicar à AT no portal e-fatura a não existência de inventário.

Quem não tem de comunicar inventários?

Em evolução da versão original da legislação, desde 1 de janeiro de 2020, os únicos sujeitos passivos dispensados da comunicação de inventários são os abrangidos pelo regime simplificado de tributação no ano a que o inventário se reporta, independentemente do volume de faturação.

Comunicação de inventários valorizados: o que esperar em 2025?

O passo seguinte na obrigatoriedade da comunicação de inventários à AT foi introduzido pela Portaria n.º 126/2019, de 2 de maio, com a alteração da estrutura do ficheiro de comunicação de inventários para conter também a respetiva valorização.

Com esta alteração, os sujeitos passivos passam também a ter de comunicar o valor de custo de todas as referências das existências em armazém no fim do período tributário. Para tal, têm de usar um novo modelo de ficheiro instituído pela AT, semelhante ao anteriormente em vigor, mas com uma coluna adicionada para o efeito.

A comunicação de inventários valorizados tinha inicialmente entrada em vigor prevista para 1 de janeiro de 2020, mas foi sendo adiada, de modo que, em 2025, ainda não é obrigatória. A última atualização foi introduzida pelo Orçamento do Estado para 2025, que estipulou que:

• em 2025, relativamente ao período de tributação com início em ou após 1 de janeiro de 2024, ficam dispensados todos os sujeitos passivos;
  
  
• em 2026, relativamente ao período de tributação com início em ou após 1 de janeiro de 2025, ficam dispensados apenas os sujeitos passivos que não estejam obrigados a inventário permanente.

Quer isto dizer que as entidades obrigadas a adotar o sistema de inventário permanente têm de começar a comunicar os inventários valorizados a partir de 2026, com referência a 2025.

São obrigadas ao inventário permanente as entidades a que seja aplicável o Sistema de Normalização Contabilística (SNC) ou as normas internacionais de contabilidade adotadas pela União Europeia. Excetuam-se:

• as microentidades, ou seja, as que, à data do balanço, não ultrapassem dois de três limites: um total do balanço de 350.000 euros, um volume de negócios líquido de 700.000 euros e um número médio de 10 empregados durante o período;
  
  
• atividades de agricultura, produção animal, apicultura, caça, silvicultura, exploração florestal, indústria piscatória e aquicultura;
  
  
• atividades de pontos de vendas a retalho que, no seu conjunto, não apresentem, no período de um exercício, vendas superiores a 300.000 euros nem a 10% das vendas globais da respetiva entidade;
  
  
• entidades cuja atividade predominante consista na prestação de serviços, nomeadamente as que apresentem, no período de um exercício, um custo das mercadorias vendidas e das matérias consumidas que não exceda 300.000 euros nem 20% dos respetivos custos operacionais.

Como fazer a comunicação de inventários em 2025

Conforme temos vindo a referir, a comunicação de inventários deve ser efetuada no portal e-fatura, o que implica que os sujeitos passivos obrigados a tal têm de ter os acessos ao Portal das Finanças atualizados e válidos.

Uma vez que o sistema já está preparado para receber ficheiros com valorização de inventários, em 2025, ainda está em vigor um procedimento transitório que permite selecionar a versão de ficheiro a submeter: "1_02 – Não Valorizado” ou "2_01 – Valorizado”. Esta opção poderá desaparecer quando todos os sujeitos passivos forem obrigados a comunicar inventários valorizados.

Em termos práticos, para comunicar os inventários, deverão ser seguidos os seguintes passos:

1. Após a entrada no e-fatura, clicar na secção "Inventários”, após o que será logo aberta a secção de "Faturação” do perfil de "Emitente”;
   
   
2. Na secção "Comunicação de Ficheiros de Inventário”, clicar em "Enviar Ficheiro Inventário”;
   
   
3. Na página seguinte, o número de contribuinte já estará preenchido, devendo ser indicado o ano a que corresponde o inventário a submeter, bem como o último dia do período tributário (para a generalidade, 31 de dezembro);
   
   
4. Caso não haja inventário a comunicar, clicar em "Não possuo existências” e, de seguida, em "Submeter”;
   
   
5. Havendo inventário no final do ano, selecionar a versão do ficheiro de inventário;
   
   
6. Inserir o ficheiro (ou os ficheiros, se forem vários), clicando no botão "Adicionar”;
   
   
7. Por fim, selecionar o(s) ficheiro(s) na pasta local do computador, "Validar” para verificar que não há erros e "Submeter”.

Podem ser submetidos ficheiros várias vezes, sendo que o que será tido em conta pela AT será a última submissão, anulando a anterior. É, por isso, de extrema importância que, no caso de envio de vários ficheiros distintos, estes sejam submetidos em simultâneo.

Requisitos do ficheiro de inventário

Para a comunicação de inventários, o ficheiro a ser submetido conforme as instruções acima deve ser num de dois formatos: XML, quando é exportado de um software de faturação com gestão de inventários, ou CSV, quando é feito manualmente numa folha de cálculo.

Além disso, as próprias características do ficheiro têm de cumprir os requisitos impostos na Portaria n.º 2/2015, de 6 de janeiro, devendo conter uma tabela de inventário que identifique e quantifique cada item, tendo a primeira linha a seguinte estrutura:

• a 1ª coluna designada de Tipo de Produto (ProductCategory), cujas linhas devem ser preenchidas com uma letra: M para mercadorias, P para matérias-primas, subsidiárias e de consumo, A para produtos acabados e intermédios, S para subprodutos, desperdícios e refugos,T para produtos e trabalhos em curso ou B para ativos biológicos;
  
  
• a 2ª coluna designada de Identificador do Produto (ProductCode), que identifica o código único do produto, cujas linhas devem conter o mesmo código utilizado no ficheiro SAF-T (PT) da faturação ou, no caso de produtos não transacionáveis, deve ser garantido um código único por produto;
  
  
• a 3ª coluna designada de Descrição do Produto (ProductDescription), sendo as suas linhas preenchidas com a descrição normal do produto;
  
  
• a 4ª coluna designada de Código do Produto (ProductNumberCode), cujas linhas devem ser preenchidas com o código de barras (EAN) do respetivo produto ou, caso não exista, com o mesmo código do campo Identificador do Produto;
  
  
• a 5ª coluna designada de Quantidade (ClosingStockQuantity), indicando-se nas linhas a quantidade de existência final por produto relativa ao período a que reporta;
  
  
• a 6ª coluna designada de Unidade de Medida (UnitOfMeasure) referente à unidade de medida correspondente ao produto (por exemplo, KG, M, Unidades);
  
  
• se for para comunicar inventários valorizados, a 7ª coluna designada de Valor (ClosingStockValue), cujas linhas deverão conter o valor total da existência final do período, relativo à quantidade indicada.

A gestão de inventários simplificada

A comunicação de inventários é só uma obrigação dentro da complexidade da gestão de inventários, um processo tradicionalmente moroso, mas de extrema importância. No entanto, a sua empresa pode contar com as soluções Cegid para facilitar e até automatizar partes dessa gestão.

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