6 bons motivos para automatizar a reconciliação bancária
A reconciliação bancária é um processo essencial para a gestão de qualquer empresa, mas é, também, um processo demorado e que requer atenção e esforço, sobretudo para ter acesso a dados o mais atuais possível.
Hoje em dia, com a evolução tecnológica, já é possível retirar esse esforço de mãos humanas e tornar o processo completamente automático. A questão é: deve fazê-lo?
Em que consiste a reconciliação bancária
A reconciliação bancária é um processo financeiro pelo qual se comparam os movimentos de entradas e saídas dos extratos bancários com os movimentos registados nos extratos contabilísticos, de forma a detetar se todas as transações estão devidamente registadas.
Tradicionalmente, a reconciliação bancária envolve diversos passos, entre os quais identificar as contas bancárias da empresa e obter os respetivos extratos, manter um registo permanentemente atualizado de todas as entradas e saídas financeiras da empresa, comparar os saldos e movimentos e corrigir os movimentos incoerentes. Todos estes passos seriam feitos manualmente até à chegada da automatização.
A automatização da reconciliação bancária
A automatização da reconciliação bancária é possível graças à evolução do software de gestão e de contabilidade, que consegue importar os extratos bancários, em forma de feed ou por integração direta com os portais bancários, e compará-los com os movimentos contabilísticos de forma completamente automática, sem requerer intervenção manual do contabilista ou gestor.
O Cegid Accounting Automation é uma solução que permite automatizar os lançamentos contabilísticos através da integração imediata dos dados do e-fatura, do SAF-T (PT) e dos documentos de vendas com origem em outras plataformas. Através de templates pré-definidos de integração que garantem uma estrutura de dados coerente e rigorosa, o Accounting Automation permite realizar a reconciliação bancária automaticamente.
Com o acesso cada vez mais facilitado a software de gestão e contabilidade, incluindo em dispositivos móveis, e com dados permanentemente atualizados na cloud e acessíveis em qualquer lugar, é agora mais fácil do que nunca retirar muita da complexidade da reconciliação bancária e torná-la apenas mais um processo automático na sua empresa, com todos os benefícios que isso acarreta.
Vantagens da reconciliação bancária automática
Maior controlo sobre a tesouraria
Ao automatizar a reconciliação bancária, a mesma consegue ser feita com muito mais regularidade sem qualquer exigência de tempo, o que traz ao gestor um controlo financeiro muito mais apurado.
Ao mesmo tempo, como os dados estão permanentemente atualizados, a gestão dos investimentos e tesouraria da empresa ganha uma maior flexibilidade, conseguindo ser feita diariamente com extremo rigor, em vez de requerer um processo manual moroso inicial.
Previsões atempadas de custos
Com a reconciliação bancária automatizada, todos os valores de tesouraria passam a estar em dia na gestão financeira e a corresponder com exatidão aos movimentos das contas bancárias. Assim, é possível planear com muito maior rigor os investimentos da empresa e prever os custos com base num histórico muito mais apurado, o que também garante uma maior facilidade de negociação com outras partes, tais como clientes e fornecedores.
Documentação sempre atualizada
A reconciliação bancária é um processo que exige a conciliação de vários documentos de forma regular para ser eficaz. Como tal, enquanto processo manual, nem sempre é possível ter todos os documentos atualizados ao dia ou, por vezes, até mesmo ao mês.
Com a automatização, isso para de ser um problema. Toda a documentação passa a estar sincronizada de forma automática a cada movimento, permitindo ao gestor e contabilista estarem continuamente a par do estado da tesouraria.
Por sua vez, se acontecer de alguma forma faltar algum documento, o mesmo é muito mais fácil de identificar e localizar. Se também usar um software de gestão, então, torna-se trivial emitir os documentos em falta para integração no software de contabilidade.
Evita erros humanos
Ao executar a reconciliação bancária manualmente, o processo é suscetível aos erros naturais que advêm da comparação constante entre os extratos bancários e a contabilidade, o que envolve verificar inúmeras transações financeiras.
Passando para a reconciliação bancária automática, a possibilidade de erro humano é completamente anulada, garantindo uma maior exatidão dos dados e prevenindo as dificuldades criadas pelo erro, como o tempo desperdiçado a procurar identificar onde foi feita a falha.
Liberta tempo para outros processos
A reconciliação bancária automatizada, tal como todos os outros tipos de automatização, simplifica drasticamente todo o processo, o que significa que ganha tempo para outros fatores da gestão que trazem maior valor acrescentado ao negócio.
Ou seja, não só liberta o tempo dispendido na reconciliação para, por exemplo, planear o crescimento do seu negócio e identificar novas oportunidades, como também tem informação mais apurada da sua tesouraria para conseguir um planeamento mais rigoroso.
Reduz o uso de papel
Por último, mas não menos importante, o facto de a automatização ser 100% digital significa que consegue reduzir o consumo de papel para este efeito, já que não precisa de imprimir ou receber os extratos em papel para os comparar com os movimentos.
Desta forma, não só reduz os custos inerentes ao processo manual, como também contribui para a diminuição do impacto ambiental da sua empresa, permitindo-lhe tornar-se mais sustentável – o que é, também, um fator de atração de investimento e de reputação para a sua marca.