Arquivo digital: a chave do sucesso da Metro Mondego

A gestão documental é um dos pontos críticos na Administração Pública. Num setor onde existem procedimentos rígidos e normas de aprovação muito próprias, que passam por muitos interlocutores e diferentes níveis de aprovação, é muito fácil perder o controlo e o rasto dos processos. A digitalização tem surgido como a solução que melhor serve as exigências do setor, nomeadamente através de ferramentas de arquivo digital. 

 

A Metro Mondego é uma das instituições públicas nacionais que mais tem apostado na digitalização e a gestão documental não é exceção. Pedro Silva, Diretor Financeiro da Metro Mondego, explicou-nos as vantagens das ferramentas de arquivo digital para as instituições públicas. Conheça as mais-valias que a solução de arquivo digital Filedoc garantiu à instituição, nesta entrevista que partilhamos consigo. 

 

 

 

 

Pedro Silva: A Metro Mondego é uma empresa que tem software de gestão documental desde 2003 e, por isso, a experiência existente tornava o papel da Filedoc difícil. A documentação de toda a correspondência e das decisões e opções tomadas pela empresa, reforçadas pelo facto de ser uma empresa pública, é uma questão essencial e, por isso, a gestão documental veio simplificar tarefas, tais como a pesquisa de informação relevante, assim como reduzir o risco de perda ou extravio de documentos   

 

No entanto, os processos internos começam a complicar-se precisamente quando entramos no perímetro de consolidação orçamental do Estado com a classificação de entidade pública reclassificada e, efetivamente, a partir de 2018, quando adota o SNC-AP. A contabilização adicional do cabimento e do compromisso introduziram complexidade nas tarefas e nos processos que eram necessários sistematizar e simplificar. Portanto, fizemos uma pesquisa e o Filedoc acabou por ser a solução.  

 

Pedro Silva: O Filedoc representa a nossa terceira fase ao nível da evolução da gestão documental. A primeira fase representa o momento em que começamos o processo de digitalização de toda a documentação que entrava e saía na empresa, bem como a que era produzida internamente. A base de trabalho era o papel, resumindo-se à produção de um arquivo digital através da digitalização dos documentos. Facilitava o processo de pesquisa documental, tarefa recorrentemente utilizada, e reduzia o extravio de documentação original.

 

Na segunda fase conseguimos agilizar alguns processos financeiros, através do de um software financeiro que permitia alocar os documentos digitalizados, como as faturas. Aqui conseguimos introduzir um processo de confirmação de fatura pelos responsáveis das despesas. Contudo, obrigava a duplicar arquivos, porque tratavam-se de softwares distintos sem qualquer comunicação entre si.

 

O Filedoc cumpre a nossa terceira fase na evolução da gestão documental, alcançando o requisito pretendido em obter processos ágeis e totalmente desmaterializados.  

 

Este elevado estado de desmaterialização de processos, estima-se que próximo dos 95%, é conseguido com o facto de haver integração com o ERP PRIMAVERA.

Claro que continuam a existir impressões, até porque há documentação que tem que existir fisicamente, porque para efeitos fiscais o arquivo físico é obrigatório, mas posso referir que são cada vez menos.

É de facto com o Filedoc e o PRIMAVERA que conseguimos dar este passo importante.

 

Pedro Silva: Ganhámos poupança na execução de determinadas tarefas. Abandonámos a duplicação de documentos (Correspondência, Financeiro, Contratos, Recursos Humanos, Reuniões, etc). Nalguns casos até havia documentos triplicados. Agora esta tarefa é única. Existe apenas um arquivo, um documento. 

 

Permitiu-nos, ao mesmo tempo, começar a fazer o registo mais sério dos emails. Não é que já não fosse feito, no entanto, porque não era tão ágil, por vezes era esquecido. Sendo o email uma ferramenta cada vez mais usada para tratamento de assuntos importantes, até porque aumenta o número de vezes em que a resposta a ofícios se resume ao envio de emails, porque no Filedoc este processo é ágil, veio reforçar o que já era pretendido fazer. Ou seja, o registo dos emails importantes de forma simples e prática. Ao fim e ao cabo, traduz-se na simplicidade que um suplemento disponibilizado faz em enviar o email para o Filedoc, controlando esse envio para evitar duplicações. Depois existe uma funcionalidade muito últil que permite fazer a associação entre documentos. A título de exemplo, num email de resposta a um ofício, podem ficar associados entre eles e mais documentos que existam, facilitando o processo de pesquisa futura e obtenção da relação entre documentos. A pesquisa é um assunto delicado que não se evidencia no momento enquanto nos lembramos da existência dos documentos. O problema coloca-se quando pretendemos encontrar um determinado tipo de documento e já não nos lembramos de que forma foi arquivado. É aqui que esta funcionalidade de associação entre documentos se evidenciará como uma mais-valia.

 

Outra funcionalidade introduzida pelo Filedoc, necessidade desconhecida, prende-se com a circulação de correspondência para conhecimento, para assinatura, para resposta. Percebendo que um determinado documento recebido é destinado ao responsável por dar seguimento, muitas das vezes, é necessário fazer chegar o referido documento a outras pessoas. É aqui que a circulação "para conhecimento” assume relevância e agilidade no funcionamento interno, como facilmente se percebe. São funcionalidade desconhecidas até então e que se traduzem na melhoria do funcionamento interno.

 

No que respeita à desmaterialização dos processos, é importante referir que essa desmaterialização é efetiva, porque a assinatura digital existe e é aceite para efeitos da contratação pública. Era uma dificuldade que nos acompanhava há alguns anos e que é cumprida com o Filedoc. É por isso que hoje conseguimos carregar na plataforma de compras públicas uma informação de despesa como documento base para iniciar o procedimento de contratação. Este documento é assinado digitalmente, depois de ter passado pelos departamentos e colaborados que nele participam, não foi nem será imprimido, tem cabimento registado e sem qualquer registo em papel. Até aqui, tínhamos que andar de gabinete em gabinete até ter o documento na sua versão final, devidamente assinado, tendo que o digitalizar e, depois, submeter na plataforma de contratação pública. Os ganhos de eficiência são evidentes.

 

Outra particularidade bastante funcional consiste na forma como passamos a tratar o envio de ofícios. Sempre que possível, adotamos o envio por email. As razões devem-se ao incremento na poupança de papel e no elevado ganho de tempo em colocar o documento no destinatário. Passou de, sensivelmente, 1 semana para ser imediato. Isto é eficiência.

 

Basicamente, assente no template de ofício, desenhamos dois caminhos. O método tradicional (envio em papel) ou o envio por mail (documento com assinatura digital). A facilidade com que se envia o ofício por mail tem tornado cada vez mais frequente esta opção. É através de um botão disponibilizado no Filedoc que transferimos para o email os documentos com os anexos, se existirem. Muito simples e muito prático.   

 

Por fim, devo ainda registar outra característica relevante e prática. A base de alguns dos nossos processos são informações. Essas informações são produzidas em word, através de um template igual para todos, uniformizando os documentos entre todos os colaboradores da empresa. Trabalhando o documento em word, quando terminado, um suplemento do Filedoc, permite ‘enviar’ num simples clique o documento para o Filedoc. Possibilita realizar as alterações ou atualizações necessárias até que esteja terminado, voltando sempre a optar pelo tal suplemento "enviar para o Filedoc". Simples e fácil. Uma vez terminado, o documento entra no processo de workflow associado, cumprindo os requisitos desenhados.

 

Tudo isto veio contribuir para uma desmaterialização expressiva e pzra o aumento de eficiência. Portanto, não falamos de uma mera digitalização de documentos, mas sim de processos desmaterializados que funcionam no Filedoc. Não podemos esquecer que este feito é possível porque existe a integração com o ERP da PRIMAVERA, também com papel fundamental.

 

Pedro Silva: Sim, porque empresa vive da realização de despesas e, portanto, tem de interagir com o ERP. A integração entre os dois possibilita obter a informação de um lado ou do outro, sempre que necessário. 

 

Volto a referir a poupança do papel, porque, mesmo do lado do PRIMAVERA, há documentação produzida que não é imprimida mas sim arrumada nos respetivos processos depois de obter as devidas autorizações, como a assinatura digital, como é o caso dos Pedidos de Autorização de Pagamento.

 

Nas condições em que estamos a viver atualmente, em confinamento e teletrabalho, todo este modo de funcionamento torna-se mais expressivo, porque demonstrou a possibilidade de continuar a produzir sem ser minimamente bloqueado no processo, porque estamos a tratar de processos efetivamente desmaterializados. Trata-se tudo através da plataforma e tudo o que poderia ser impresso em papel, não está a acontecer.  

Pedro Silva: Conseguimos. Aliás, há aqui um aspeto significativo que são os workflows. O workflow é a chave no meio disto tudo. Basicamente, diz-nos por onde é que tem de passar determinado documento. Por exemplo, um processo de despesa é iniciado com uma informação. Essa informação pode ser alvo de revisão no processo enquanto não for decidida, conforme foi desenhado. Incluímos ainda a possibilidade de requerer pareceres intermédios quando tal é necessário, independentemente do número de pessoas a envolver. A qualquer momento conseguimos saber a atividade do documento. Quem interagiu, em que estado ou fase se encontra e quando foi despachado. Ainda é possível introduzir prazos de resposta se for conveniente. Portanto, o acompanhamento está sempre disponível

 

Na Administração Pública há diretrizes claras no que se refere às preocupações de ordem ambiental e na contenção de custos. Estamos a conseguir aumentar a eficiência, assim como a redução do consumo de papel e impressões, como já referi atrás. O Filedoc possibilitou esta transformação. 

 

 

Pedro Silva: Nós estamos em teletrabalho a 100% desde o dia 23 de março e entramos em teletrabalho, sem qualquer sobressalto de um dia para o outro. Não requereu qualquer intervenção por parte do departamento de informática. Nunca seria possível com uma mera digitalização de documentos. A viabilidade do teletrabalho só foi possível porque os processos já se encontravam desmaterializados, tornado o funcionamento tão igual como se estivéssemos na empresa. O teletrabalho apenas veio incrementar o envio dos ofícios por email.  

 

 

Pedro Silva: Eu acho que é obrigatório, não há outra forma.