Tudo que precisa saber sobre o RGPD

O que é o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD)?

O RGPD (Regulamento Geral de Proteção de Dados) ou GDPR (General Data Protection Regulation) é um diploma Europeu (EU 2016/679) que estabelece as regras referentes à proteção, tratamento e livre circulação de dados pessoais das pessoas singulares em todos os países membros da União Europeia.

Este regulamento surgiu com o objetivo de reforçar a Proteção de Dados, prevista no art.º 8.º da Carta dos Direitos Fundamentais da União Europeia, e harmonizar a legislação existente nos Estados-Membros, criando as bases para o mercado único digital.

A quem se aplica?

Esta legislação aplica-se a todas as organizações estabelecidas em território da União Europeia e àquelas que, estando localizadas fora da UE, tratem dados de titulares aí residentes, desde que comercializem os seus produtos/serviços (a título oneroso ou gratuito) ou monitorizem comportamentos que ocorram dentro da UE.

Estão excluídas desta obrigatoriedade, por exemplo, as forças de segurança pública, uma vez que estão sujeitas a uma legislação específica.

O que vai mudar? Quais as novas obrigações das empresas?

A partir de 25 de maio de 2018, as empresas serão obrigadas a demonstrar que tomaram as medidas apropriadas para garantir a conformidade com o RGPD. Entre essas medidas destacam-se as seguintes:

Adotar mecanismos de segurança dos dados pessoais.
Esclarecer e proporcionar formação aos funcionários acerca das normas do RGPD.
Avaliar a necessidade/obrigatoriedade de nomeação de um Data Protection Officer (DPO) ou Encarregado de Proteção de Dados, que deverá ser responsável por gerir o processo de conformidade dentro da empresa.
Avaliar a necessidade de elaboração de um Privacy Impact Assessement (PIA), ou seja, um documento que avalia o impacto no tratamento dos dados pessoais, e respetiva monitorização. Esse documento deverá conter uma avaliação de risco sobre a tecnologia e sobre os processos que suportam o tratamento de informação pessoal na organização, bem como a identificação das medidas a adotar para minimizar os possíveis riscos.
Mapeamento e categorização dos dados pessoais recolhidos e tratados.
Criação de automatismos que simplifiquem a conformidade com o Regulamento.
Comunicar às autoridades reguladoras e aos respetivos titulares dos dados a ocorrência de incidentes de violação de dados, no prazo de 72h, após ser conhecida uma falha de segurança.

A partir de quando deverá ser aplicado?

O RGPD tem aplicação direta a partir de 25 de maio de 2018.

O Regulamento foi aprovado em 27 de abril de 2016, após quase cinco anos de negociações e cerca de 4 000 adendas, sendo aplicado diretamente, isto é, sem necessidade de qualquer transposição para a ordem jurídica interna.

Em que situações se aplica a nova legislação?

Existem inúmeros processos diários nas organizações que terão que ser revistos, de forma a acautelarem todas as diretrizes do RGPD. Algumas dessas situações são:

Cenário 1:

No âmbito da celebração de um contrato de trabalho, os colaboradores da sua empresa disponibilizam os seus dados pessoais para dar resposta a um conjunto de processos como processamento salarial, descontos para a Segurança Social, entre muitos outros.

Cenário 2:

No Website da sua empresa existe um formulário de contacto através do qual os interessados podem registar dados como nome, email ou número de telefone para serem contactados mais tarde para fins comerciais ou meramente informativos.

Cenário 3:

Irá decorrer na sua empresa uma ação de formação para a qual os participantes efetuaram a inscrição, através do preenchimento de um formulário.

Para que a legislação seja cumprida, é necessário acautelar o seguinte:

Os dados recolhidos deverão ser utilizados exclusivamente para a finalidade a que se destinam. Para que tal fique claro, no momento da submissão dos dados, deve ficar bem explicita a finalidade dos mesmos, bem como o tempo durante o qual serão mantidos.

O titular dos dados deverá poder consultar esses dados, assim como todos os seus dados pessoais que estão na posse da empresa, além do histórico de ações realizadas com esses dados, as listas de email em que está associado, etc.

De que forma as soluções PRIMAVERA irão garantir o cumprimento do RGPD?

Não se preocupe! Com as soluções PRIMAVERA o processo é simplificado.

Como vimos, o RGPD surge com o objetivo de garantir a proteção dos dados pessoais e assegurar os direitos dos seus titulares.

Para simplificar a adoção de medidas que assegurem o direito à privacidade e à portabilidade dos dados, iremos disponibilizar automatismos que permitirão identificar, listar e anonimizar todos os dados pessoais registados nas soluções PRIMAVERA.

Através de um sistema de pesquisa transversal, que irá analisar todas as soluções PRIMAVERA e detetar os dados pessoais registados, poderá responder de imediato às solicitações dos titulares dos dados e salvaguardar o cumprimento das diretrizes impostas pelo Regulamento.

Desta forma, em vez de perder horas a percorrer os vários módulos à procura de dados pessoais, o sistema trata de tudo. E ainda lhe permite extrair uma cópia da base de dados, com a possibilidade de anonimizar os dados pessoais. Assim terá garantias totais de respeito pelas normas do RGPD, sem grande esforço.

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