Gestão Documental Integrada

Desmaterialização e automatização de processos

Rastreabilidade e processos de aprovação mais ágeis

A gestão documental é um dos pontos críticos das organizações. Quantas vezes teve de ir ao arquivo físico procurar um documento e demorou horas a encontrá-lo? Quantas vezes um processo ficou parado, retido, rejeitado ou foi aprovado e já não sabe quem esteve envolvido?

Além da existência de grandes volumes de informação, o dia a dia das organizações é, muitas vezes, marcado por uma gestão de processos que está dependente da passagem de documentos por diversos interlocutores e vários níveis de aprovação, o que potencia a perda de dados, aumenta a dificuldade em aceder rapidamente aos documentos e à sua localização física e dificulta o controlo dos fluxos de informação.

O tratamento da informação interna ou proveniente do exterior consome muitos recursos e está sujeito a erros de manuseamento que, por vezes, resulta na dispersão ou extravio de informação.

Hoje, é impensável viver entre pilhas de papel e infinitos documentos perdidos no arquivo físico. A digitalização tem surgido como a solução que responde a estas exigências, nomeadamente através de ferramentas de arquivo digital, que garantem a total desmaterialização de processos e aumentam a produtividade e a eficiência da organização.

Rigor, controlo e eficiência na gestão de documentos

Diminuir a circulação do papel, gerir e automatizar qualquer processo de negócio das organizações e otimizar a gestão da documentação são algumas das principais vantagens da utilização de soluções tecnológicas avançadas de gestão documental, na medida em que garantem o arquivo digital, workflows de aprovação e respetiva rastreabilidade, assim como a desmaterialização de processos.

Integrar as operações e automatizar o processo de arquivo e circulação da documentação são as premissas das soluções de arquivo digital que respondem às preocupações relativas à gestão, armazenamento e segurança dos dados.

Aliar as vantagens da tecnologia à gestão documental é o princípio fundamental da das soluções de gestão documental, através das quais é possível fazer o armazenamento, gestão e partilha de qualquer documento de forma simples, rápida e segura, ao mesmo tempo que controla o acesso aos ficheiros, partilhando-os com colaboradores, parceiros, fornecedores ou clientes.

Chegou a era da digitalização da gestão documental! Invista na inovação e aposte em soluções que apoiem a transição de forma segura e eficiente.

Funcionalidades que garantem eficiência administrativa

Digitalização de documentos

Digitalize documentos individualmente ou em lote, através da utilização de códigos de barras que funcionam como separadores de documentos. Os documentos digitalizados podem ser convertidos para PDF/A e a soluções tem a capacidade de ir buscar documentos, efetuar uma pré-classificação e guardá-los sobre a sua base de dados.

Gestor de formulários

A solução disponibiliza um gestor de formulários próprio que permite criar tipologias de formulários e definir, para cada tipo de formulário, os campos que o compõem. Os campos podem ser do tipo texto, numérico, data, escolha múltipla, "combo box”, tabela, tabela multilinha e multicoluna ou do tipo fórmulas matemáticas.

Gestão de emails

Dentro do Outlook existe um plugin disponível que permite efetuar o registo de um ou mais emails na base de dados da solução. Os emails são guardados no seu formato original, incluindo os ficheiros em anexo. O tipo de documento, destinatário, remetente, assunto e data são preenchidos automaticamente.

Registo de ficheiro (Microsoft Office, PDF, MSG, …)

Registe documentos sobre a base de dados através de vários métodos: além da digitalização, é possível enviar para o Filedoc qualquer tipo de ficheiro, esteja ele numa pasta local ou num servidor de ficheiros. Todos os ficheiros que são registados mantêm o seu formato original.

Códigos de barras

É possível criar automatismos para indexação automática, através da leitura de código de barras, para captura e indexação de volumes de documentos elevados. Os códigos de barras deverão ser associados a lotes de documentos.

Criação de documentos e gestão de versões

Crie, edite e controle o ciclo de vida dos documentos. Mesmo após a classificação de um documento, é possível editar o seu registo e complementá-lo com informação adicional.

Classificação de documentos

Após o envio de um ficheiro ou email para a solução ou de uma digitalização de um documento, o mesmo poderá ser classificado, segundo os critérios definidos, como, por exemplo, o tipo de documento, remetente, destinatário, assunto, dossier a que pertence ou data.

Gestão de processos e workflow

A solução ajuda a automatizar e a tornar mais eficientes processos de negócio através de um conjunto de ações e regras que permitem identificar, definir, gerir e otimizar os processos de cada organização.

Relatórios e indicadores de gestão

Aceda a um conjunto de relatórios, que permitem retirar uma série de indicadores de gestão e estatísticas do sistema. Estes indicadores dizem respeito a documentos, processos, circulações, workflows, tarefas, períodos de retenção física dos documentos e digitalizações.

Vantagens à medida de cada organização

DESMATERIALIZAÇÃO

Digitalização dos documentos em formato papel e produção de documentos eletrónicos

MAIOR PRODUTIVIDADE

Além da redução de custos operacionais, o arquivo digital facilita o acesso à informação em tempo real

REDUÇÃO DE CUSTOS

Resultado do aumento da eficiência na gestão de processos e documentos e da redução dos custos com cópias e espaço de arquivo.

MAIS EFICIÊNCIA

Workflows de aprovação muito bem definidos garantem mais eficiência e rigor e fomentam uma maior responsabilização dos intervenientes

MELHOR COMUNICAÇÃO

Melhoria da articulação entre diferentes intervenientes, internos e externos, envolvidos nos processos de negócio

MAIOR RASTREABILIDADE

Facilidade de identificar os intervenientes associados à gestão de cada documento e respetiva responsabilidade

Simplifique a gestão documental

Melhore a performance da sua organização!

Quero ser contactado!

Gestão documental simples e eficiente

Rastreabilidade e workflows à medida da organização

Nunca mais perca o rasto dos documentos!