Para que as organizações consigam prosperar e crescer, é importante criar objetivos e metas realistas.

 

Para isso, existem diversas ferramentas e processos que permitem analisar o historial e o estado atual da empresa, comparando-o com as tendências e variações do mercado, permitindo obter dados pertinentes às futuras incumbências da empresa permitindo, desta forma, antever algumas ações e estratégias para reforçar ou alterar os resultados esperados. Um desses processos é o forecast de vendas.

Antes de explicar a importância e a forma de cálculo desta ferramenta, é fundamental entender o conceito. Forecast de vendas é uma previsão do número de vendas, relativas a um determinado período de tempo no futuro. Embora seja um conceito simples, a sua importância é grande, permitindo às organizações prever as receitas e antever negócios dentro do período em análise.

 

Para muitos gestores e comerciais, esta é uma ferramenta de análise bem conhecida, no entanto, pode ser muitas vezes confundida com outros métodos de planeamento como é o caso dos objetivos de vendas ou o pipeline.

 

Objetivos de vendas - Também conhecido como meta de vendas, este é um objetivo definido pelas organizações e pelos seus gestores. O objetivo é impulsionar as equipas de trabalho na direção certa para a obtenção de resultados positivos para as organizações.

 

Pipeline - Também conhecido como funil de vendas, pipeline é um conjunto de fases e processos pelos quais uma lead deve passar para se tornar cliente. É na pipeline que são registadas as várias oportunidades de negócios e leads identificadas. Este processo permite saber, em qualquer momento, quais os negócios potenciais negócios.

 

Forecast de vendas - É uma previsão de vendas que tem por base o historial real de vendas da empresa, comparando-o às tendências atuais do mercado e considerando a sazonalidade do negócio. Ele atua no cálculo do número total de vendas, estimado para um período de tempo, previamente determinado pelo gestor.

 

Ao realizar uma boa previsão das vendas, as empresas estão a dar aos gestores uma ferramenta poderosíssima para delinear os caminhos futuros da empresa.

Assim, e conhecendo as reais expectativas de vendas para um determinado período, é possível compará-lo com as metas e objetivos definidos e perceber que ações comerciais e de marketing são necessários para corrigir quaisquer desvios à estratégia anteriormente delineada pela empresa.

 

Ao prever o número de vendas e identificar o tipo de clientes, é possível às empresas anteverem as suas receitas financeiras, permitindo planear e avaliar novos investimentos ou cortes, novas contratações ou o aumento/diminuição de recursos nas organizações.

 

Para definir corretamente um forecast de vendas, é fundamental que os gestores analisem a fundo o historial de vendas e a atual pipeline de negócios.

Ao fazer esta análise, é possível aos responsáveis retirar alguns dados sobre os clientes e, como tal, conseguir definir, efetivamente, perfis e tendências de consumo.

Assim, é possível perceber quais os produtos ou serviços mais adequados a cada segmento e corrigir a oferta.

 

Ao fazer uma previsão de vendas, os gestores podem acompanhar a evolução real do volume de negócios, comparando-os com as estimativas. Isto permite avaliar o desempenho comercial da equipa de vendas e descortinar o porquê da falta de concretização de alguns negócios. Com o forecast de vendas também é possível ajustar, com rigor e tendo por base dados concretos, alguma das etapas do funil de vendas.

 

Para definir um forecast de vendas com precisão, é fundamental ter por base dados concretos sobre o histórico de desempenho da sua empresa.

Neste sentido, deve considerar os seguintes passos:

 

1. Analise as oportunidade em aberto no pipeline - Abra o seu funil de vendas e registe quantos contactos tem em aberto, quantas propostas foram enviadas e quantos negócios já estão em fase final de negociação;

 

2. De seguida, estude o seu historial de conversão. Este passo é crucial  para perceber quais  oportunidades em aberto se transformaram em possíveis negócios ou chegaram à concretização. Neste processo, pode identificar o valor médio do volume de negócios e perceber qual a perspetiva de vendas resultante da sua pipeline.

 

3. Como as vendas futuras não serão apenas provenientes da pipeline, é importante também analisar os antecedentes das novas leads, qual a sua percentagem de sucesso e qual o tempo médio necessário para serem fechadas.

 

4. Antes de fechar o forecast, é importante também ter em conta o estado económico do mercado e a possível sazonalidade de alguns produtos de forma a precaver aumentos ou quebras recorrentes de consumo.

Se muitos dos processos de cálculo dos forecast de vendas são ainda muito manuais, a verdade é que começam a surgir alguns sistemas inteligentes, muitos deles suportados por inteligência artificial, que permitem obter previsões muito aproximadas do volume de vendas das empresas. Além destes sistemas conseguirem um cruzamento de dados muito mais efetivo, permitindo trabalhar mais detalhadamente os dados relativos à sazonalidade e evolução do mercado, a verdade é que permitem também analisar diversas características dos clientes e das oportunidades.

 

De forma a definir uma pontuação de sucesso, ou scoring, através destes sistemas os comerciais e gestores podem, com segurança e prontidão, quantificar a probabilidade de sucesso de determinada lead. Agora, os comerciais e gestores podem concentrar-se, efetivamente, na definição e conclusão dos negócios. Aos invés de dedicar o seu tempo e atenção a atividades como o agendamento de reuniões, análise de redes sociais e à procura e cruzamento de informações de clientes e prospeções, o gestor pode, agora, concentrar-se no essencial e contar com o auxílio de sistemas inteligentes. 

 A realidade é que soluções como o PRIMAVERA Business Analytics ajudam gestores e empresários a interpretar informação fundamental para a tomada de decisão.