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Pode um software de manutenção simplificar o processo de auditoria?


Em todas as empresas, seja qual for o setor de atividade, são realizadas auditorias para avaliar o grau de desempenho da organização perante critérios previamente estabelecidos. Face a este desafio, o ponto de partida é investir em ferramentas que tornam este processo mais célere e que garantem a realização das atividades, através do registo das tarefas e datas em que foram realizadas. 

A digitalização dos processos de manutenção abre portas para uma infinidade de ferramentas que simplificam as auditorias. Com o software de manutenção, os profissionais podem aceder aos registos das operações, gerar relatórios e implementar estratégias de manutenção preventiva mais eficazes. Tudo isto contribui para tornar as organizações mais eficientes e inteligentes.

Na indústria alimentar, por exemplo, as auditorias de segurança garantem que os fabricantes cumpram todas as normas de produção alimentar, ou seja, comprovam a conformidade (FDA) para a certificação (ISO 22000 ou GFSI). Uma pesquisa recente da The Food and Drug Administration (FDA) identificou a falta de operações de manutenção preventiva como o quinto problema mais comum na indústria de produção alimentar nos EUA.


Anexar informação relevante às fichas dos equipamentos

O software de manutenção permite anexar documentos como manuais de utilização, planos elétricos e mecânicos ou adicionar fotos do equipamento à sua ficha de informação. Isto permite aos profissionais de manutenção identificar rapidamente as soluções que procuram para os ativos, quer sejam linhas de produção ou máquinas isoladas, ou até mesmo espaços físicos alvo de ações de manutenção.


Criar relatórios automaticamente

Com uma solução de gestão de manutenção, é possível gerar relatórios automáticos sobre todas as tarefas de manutenção, o que significa que os profissionais desta área conseguem recolher os dados, selecionar as métricas mais relevantes e criar relatórios de forma rápida. Além disso, permite verificar a eficiência e o número de inspeções dos equipamentos, para posteriormente apresentar uma prova de conformidade aos auditores, durante o processo de auditoria. Esta informação também é relevante a nível interno, já que garante que as operações estão a ser realizadas da forma mais eficiente possível, sendo esse também um dos objetivos macro das auditorias.


Criar históricos de auditorias e ordens de trabalho

Por outro lado, o software de manutenção permite arquivar o registo das ordens de trabalho das auditorias e de outras tarefas de manutenção num único sistema, simplificando a organização e o acesso à informação.


Registar no calendário

O software de manutenção facilita o planeamento das operações de manutenção, de acordo com as normas estabelecidas. Através de um calendário, o sistema envia um alerta sempre que é necessário realizar uma tarefa de manutenção, para garantir que a mesma não é esquecida. Uma vez que a manutenção é colocada no calendário, também atua como um registo de conformidade, contribuindo para o processo de auditoria.
 
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