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Agilidade nos Escritórios de Contabilidade

 
No mundo complexo e volátil em que vivemos, onde as rápidas mudanças trazem incerteza e falta de previsibilidade nos comportamentos e exigências dos diferentes stakeholders e a quantidade crescente de informação disponível é ambígua, sujeita a diferentes interpretações e sem grande utilidade para analisar os cenários complexos e sem precedentes que uma inovação disruptiva provoca, as empresas - e, sobretudo, os escritórios de contabilidade - estão a ser cada vez mais pressionadas a largar modelos tradicionais de gestão e a tornarem-se organizações ágeis.

A revolução digital e os avanços tecnológicos estão a proporcionar novas oportunidades de negócios às organizações, mas também a trazer novos desafios, pois estão a transformar a forma como operam, o modo como se relacionam com os seus clientes e a permitir a entrada de novos players disruptivos no mercado que estão a ocupar o lugar e a desafiar o status quo das empresas tradicionais e contemporâneas. Em vez de resistirem às mudanças, as organizações ágeis são rápidas e eficazes a adaptar de forma sustentável as funções e negócios às tendências e necessidades do mercado.
 

Organizações mais ágeis. Melhores resultados para os Escritórios de Contabilidade.

 
De acordo com um estudo realizado pela Forbes Insight em parceria com a Scrum Alliance, existe um reconhecimento gradual da agilidade organizacional como sendo o fator mais importante para o sucesso das organizações. Ainda de acordo com este estudo, as organizações mais ágeis são as que conseguem ter melhores resultados e têm como principais benefícios o menor tempo de entrada no mercado (60%), inovação mais rápida (59%), melhores resultados não financeiros (58%), tais como satisfação do cliente e qualidade dos produtos, e aumento da satisfação e alinhamento dos colaboradores (57%). Num estudo realizado pela McKinsey & Company os resultados foram semelhantes: grande parte dos inquiridos consideram que a agilidade organizacional é uma prioridade estratégica e que o foco no cliente, o aumento de produtividade e satisfação dos colaboradores são o principal objetivo destas transformações.

Neste novo contexto, as organizações tradicionais precisam de se reinventar. O seu modelo hierárquico, a centralização do poder, a forma como operaram e o elevado número de colaboradores representam barreiras à evolução das organizações e à velocidade de resposta às alterações do mercado. Enquanto que no passado, quanto maior fosse a força de trabalho de uma empresa, maior era a capacidade de ela produzir, hoje em dia, além de mudanças de comportamentos dos consumidores, a tecnologia também permitiu agilizar, eliminar ou automatizar tarefas manuais e repetitivas dentro das organizações. Isto faz com que um novo concorrente virado para o mundo digital seja capaz de competir e ocupar o lugar no mercado das organizações que ainda estão presas a modelos, sistemas e formas de pensar que não servem a realidade atual.
 

Novos desafios

 
Na Era Digital, a agilidade organizacional não é uma opção, mas sim uma necessidade transversal a todas o tipo de organizações que queiram estar em condições de competir e prosperar nos seus mercados de atuação. Entre outros, os Escritórios de Contabilidade são um dos setores de atividade com mais desafios pela frente. Segundo o World Economic Forum, prevê-se que até 2022, as profissões de contabilista, auditores, analistas financeiros e administrativos de recursos humanos sejam redundantes uma vez que poderão ser automatizadas. Os Escritórios de Contabilidade deverão ser capazes de adotar modelos de gestão ágeis, que lhes permita repensar e redesenhar, de forma rápida e eficiente, estratégias, estruturas e processos, bem como preparar as pessoas de modo a dar resposta às mudanças do mercado e avanços tecnológicos ou mesmo antecipar-se a elas de forma produtiva, económica e sem comprometer a qualidade, tendo em vista a criação e capitalização de novas oportunidades e proteção de valor.
 

Como transformar os Escritórios de Contabilidade?

 
A transformação de empresas no contexto da agilidade não se trata apenas de aplicar em todos os departamentos da organização metodologias de trabalho utilizadas pelas empresas tecnológicas. Trata-se, isso sim, de projetar uma organização estável e dinâmica que permita aumentar a velocidade de resposta aos novos desafios e oportunidades. De forma a acelerar os processos de transformação, as organizações devem investir em práticas de negócio e competências que lhes permitam navegar nestes tempos de incerteza de entre as quais se podem destacar as seguintes:

1. Foco "obsessivo” no Cliente

Ao incorporar a visão do cliente, os Escritórios de Contabilidade são obrigados a repensar constantemente a forma como vêm os seus serviços. As organizações ágeis definem papéis e responsabilidades, de modo a que as pessoas se sintam motivadas e estimuladas a procurar, de forma pró-ativa, sugestões e feedback junto dos clientes e a trabalhar lado a lado com eles. Assim, é possível melhorar os seus serviços e identificar necessidades que não estão a ser atendidas, de forma a desenvolver e lançar para o mercado (mesmo quando há incerteza nos resultados) novos serviços que visam suprimir essas necessidades, de forma iterativa e em ciclos de aprendizagem rápidos, uma vez que não podem esperar pelo produto perfeito (não seria viável).
 

2. Criar uma visão e propósito compartilhados

Ter uma visão partilhada entre todos os membros do seu ecossistema é uma forma eficiente de manter as pessoas emocionalmente envolvidas. No mesmo sentido, definir uma visão e um propósito comuns pode ajudar os clientes na hora de escolher o contabilista em quem devem confiar. 
 

3. Ser flexível na hora de alocar recursos

Ser ágil na alocação e realocação de recursos (fundos, pessoas, etc.) para o desenvolvimento de novas iniciativas de negócio, ao invés de seguir um plano anual que se torna obsoleto passado algum tempo, pode ser a melhor estratégia a seguir. Para ser bem-sucedida, esta alocação deve ser realizada em função do desempenho das iniciativas, prioridades estratégicas, oportunidades e respostas do mercado. Desta forma, os gestores encontrarão as melhores condições para decidir se continuam a investir ou não. 
 

4. Colocar as pessoas nos centros de decisão

Construir e manter redes informais, de forma a proporcionar um ambiente seguro, onde as pessoas têm autonomia para tomar decisões que afetam a execução das suas atividades diárias, é uma forma de libertar os gestores para a tomada de decisões.
 

5. Cultura de aprendizagem contínua

Esta é uma das competências mais importantes numa organização ágil. Os líderes dos Escritórios de Contabilidade deverão ser capazes de incentivar os seus colaboradores a procurar aumentar, de forma contínua, o seu conhecimento. A criatividade tem de fazer parte do ADN das organizações. Só assim será possível assegurar a melhoria contínua de processos e serviços.

Numa área de negócio onde algumas funções serão facilmente substituídas pela tecnologia, novas funções poderão emergir. Os contabilistas da Era Digital têm de desenvolver ou aprofundar características que a tecnologia não consegue substituir, seja a criatividade ou a capacidade de solucionar problemas complexos. Se olharmos para a forma como a tecnologia pode impactar as tarefas diárias dos contabilistas, percebe-se que vão continuar a existir funções que apenas podem ser realizadas pelas pessoas, por exemplo:

- Liderança e tomada de decisões; 
- Funções em que a tecnologia é alimentada e sustentada pelas pessoas; 
- Funções em que é a tecnologia a suportar a atividade das pessoas, através da disponibilização e tratamento da informação.

É nestas últimas que as capacidades interpessoais têm um papel decisivo. Cabe às pessoas saber utilizar da melhor forma o tempo e a quantidade de informação que têm ao seu dispor. Para criar serviços de valor acrescentado, os contabilistas terão de ser capazes de humanizar as relações e oferecer experiências diferenciadoras aos seus clientes, de modo a fazer com que estes queiram continuar a trabalhar com as suas organizações.
 

6. Processos ágeis e eficientes

Desenhar e implementar processos normalizados de trabalho simples e de fácil compreensão para que as tarefas quotidianas sejam executadas, de forma rápida e sem comprometer a qualidade do serviço. Desta forma, as pessoas podem dedicar mais tempo a realizar atividades de valor acrescentado. Estes processos devem ser flexíveis para se adaptarem às mudanças do mercado, absorver tecnologias emergentes e ser alvo de melhorias constantes.
 

7. Tecnologia

Não é possível repensar um modelo organizacional sem considerar todas as tecnologias digitais subjacentes. Os Escritórios de Contabilidade não as podem encarar apenas como um recurso de suporte às operações; elas devem ser consideradas como um elemento fundamental para garantir a flexibilidade e a velocidade de resposta às mudanças das necessidades das partes interessadas. Automatização de tarefas e processos rotineiros, gestão de fluxos de trabalho e disponibilização da informação, em tempo real e em qualquer lugar, são alguns exemplos de como a tecnologia pode auxiliar os Escritórios de Contabilidade a ganhar uma vantagem competitiva no mercado.
 

Agilizar

 
Em suma, a agilidade organizacional não é uma metodologia, mas sim uma forma diferente de pensar e gerir os negócios que se tem vindo a revelar a melhor resposta das organizações ao mundo volátil, incerto, complexo e ambíguo em que vivemos. É uma transformação que, embora tenha algumas complexidades, está ao alcance dos Escritórios de Contabilidade!

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